مدل و ماتریس RACI و نحوه استفاده از آن

ماتریس RACI که گاهی به عنوان ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM) یا مدل RACI هم شناخته می‌شود، ابزار ساده‌ای برای مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها در طول یک پروژه، برنامه یا به طور کلی در هر سازمانی است.

به طور خاص این ماتریس در دوره‌های ITIL تدریس می‌شود جایی که قرار هست مسئولیت‌ها و نقش‌ها برای پروژه‌های بین بخشی یا درون‌ سازمانی مشخص شود.

عبارت RACI سرواژه کلمات Responsible, Accountable, Consulted, Informed است. ماتریس RACI به شما این توانایی را می‌دهد تا تشخیص دهید که چه کسی مسئول، پاسخ‌گو، مشاور، یا مطلع است. در واقع برای هر کاری که در یک پروژه باید انجام شود این چهار نقش وجود دارند و این ماتریس به شما نشان می‌دهد که برای هر کار خاص هر فرد چه نقشی دارد.

تعریف کلمات RACI

در ادامه به جزییات بیشتری در مورد هر یک از کلمات تشکیل‌دهنده RACI پرداخته‌ایم.

• مسئول: این شخص کسی است که مسئول انجام وظیفه یا کا است. در واقع این شخص کار را خود یا به همراه یک تیم انجام می‌دهد مسئول است.
• پاسخ‌گو: این شخص کسی است که در نهایت در قبال انجام وظیفه به شکل رضایت‌بخشی پاسخ‌گوست. در واقع شخص پاسخ‌گو باید کاری را که شخص مسئول انجام داده است تایید کند و نسبت به همه موارد آن پاسخ‌گو باشد. در هر وظیفه در پروژه فقط یک نفر پاسخ‌گو خواهد بود. به‌طورمعمول مدیران محصول یا مدیران فرایند پاسخ‌گو هستند.
• مشاور: افرادی که به عنوان مشاور انجام یک کار یا وظیفه هستند و مشاوره آن‌ها در تکمیل کار کمک می‌کند. این افراد نقش مشاوره‌ای دارند و در ماتریس به عنوان شخص مشاور معرفی می‌شوند. هر کار می‌تواند یک یا چند مشاور داشته باشد.
• مطلع: افرادی که از وضعیت کار یا وظیفه فقط مطلع می‌شوند. این افراد به‌طورمعمول ماهیت یک‌طرفه با پروژه دارند و فقط کافی است که از وضعیت یک کار یا وظیفه مطلع شوند.

نکته مهم: برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی در مورد اینکه چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد، باید فقط یک نوع مشارکت (مسئول، پاسخ‌گو، مشاور و یا مطلع) برای هر کار (وظیفه) در ماتریس RACI به یک فرد اختصاص داده شود. فقط یک مورد استثنا وجود دارد و آن هم اینکه در برخی موارد ممکن است Accountable شخص Responsible نیز باشد یعنی مسئول انجام کار پاسخ‌گو هم باشد و در هیچ حالت دیگری نباید یک فرد دو مشارکت را در یک وظیفه داشته باشد.

مثال ماتریس RACI

نمونه‌ای از ماتریس RACI در زیر نشان داده شده است:

تعدادی قانون وجود دارد که باید هنگام ایجاد ماتریس RACI در نظر داشته باشید:

• فقط یک فرد پاسخگو داشته باشید. بیش از یک مورد، ممکن است باعث شود که کار به دلیل سردرگمی انجام نشود.
• سعی کنید برای کارهای مرتبط تا جای ممکن یک مسئول اختصاص دهید.
• در هر ردیف باید یک فرد مسئول و یک فرد پاسخگو تعیین شود.

برای درک دقیق‌تر از ماتریس RACI به مثال زیر توجه کنید.

شما هم می‌توانید با دانلود این قالب ماتریس RACI دلخواه خود را ایجاد کنید. همان‌طور که مشاهده می‌کنید این یک ماتریس بسیار ساده است که در عین حال برای مشخص کردن مسئولیت‌های هر وظیفه و هر فرد بسیار قدرتمند است.

همانطور که می‌دانید وقتی شما قصد انجام یک پروژه متوسط یا بزرگ را دارید، تنظیم دقیق وظایف کار ساده‌ای نیست. اما وقتی کارهایی که باید در پروژه انجام شود لیست شد (شکست کار یا WBS) سپس نوبت به مشخص کردن نقش هر فرد نسبت به هر کار مشخص است.

ماتریس RACI به شما کمک می‌کند که بتوانید وظایف افراد تیم را مشخص کنید و شکاف‌های احتمالی را بررسی و پوشش دهید.

بد نیست یک‌بار دیگر به هرم RACI نگاه کنیم. هرمی که در آن مشخص شده است هر نقش مشارکتی چه تعداد و چگونه می‌تواند در نظر گرفته شود.

آنچه این تجسم نشان می‌دهد این است که فقط یک فرد پاسخگو (که نتیجه کار را امضا می‌کند)، بیش از یک فرد مسئول (کار را انجام می‌دهد)، به طور بالقوه چندین نفر در حال مشاوره (ارائه ورودی) و به طور بالقوه افراد زیادی که نیاز به اطلاع دارند وجود دارد. در واقع کسی که پاسخ‌گوست باید نتیجه نهایی را تایید کند، اما فردی که مسئول است می‌تواند تیم خاصی داشته باشد و در نهایت یکی از این افراد مسئولیت را قبول کنند. اما تعداد افراد مشاور و مطلع پروژه می‌توانند هر تعدادی باشند.

نکته حرفه ای: در تصویر می‌توانید ببینید که یک R به صورت پررنگ است. گاهی اوقات می‌تواند ایده خوبی باشد که برای برجسته کردن این واقعیت که یک فرد مسئول جمع‌آوری تمام افرادی است که برای تکمیل کار مورد نیاز هستند، استفاده کنید و مطمئن شوید که آن‌ها کار خود را انجام می‌دهند. به این ترتیب کار از بین نمی‌رود و در نهایت ناقص یا با تأخیر تمام نمی‌شود.

چه زمانی از ماتریس RACI استفاده کنیم؟

عملکرد اصلی یک ماتریس RACI اتصال افراد به وظایف است. به‌طورکلی، یک ماتریس RACI به همه افراد درگیر در یک پروژه یا مدیران سازمانی اجازه می‌دهد تا بدانند به‌طور‌دقیق چه انتظاراتی از افراد درگیر در پروژه می‌رود، و وقتی مردم بدانند چه انتظاراتی از آن‌ها می‌رود، به احتمال زیاد روی کارهای درست کار کرده و به موقع آن‌ها را انجام خواهند داد. بنابراین، ماتریس RACI یک ابزار عالی برای مدیریت یک پروژه است، به ویژه در جایی که جزییات هر کدام از کارها مشخص شده است. اگر مدیر پروژه یا مدیر محصول هستید، منطقی است که این سند را به عنوان بخشی از برنامه ارتباطی پروژه خود نگه دارید. در واقع این سند به شما کمک می‌کند که مسئولیت‌ها را مشخص کنید و در صورتی که نیاز به گزارش داشتید می‌توانید افراد مسئول و پاسخ‌گو را خطاب قرار دهید.

مزایای ماتریس RACI

هر مدلی مزایا و معایبی دارد که در این بخش به مزایای ماتریس RACI اشاره می‌کنیم.

• شفافیت در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌های ذینفعان برای هر کار ارائه می‌دهند.
• به شما این امکان را می‌دهد تا مطمئن شوید که هر وظیفه نقش‌های مناسبی دارد و همچنین به شما امکان می‌دهد تناقضات بین وظایف را تشخیص دهید.
• از آن‌جایی که همه در سطح مسئولیت خود در قبال یک وظیفه مشخص آگاه هستند سعی می‌کنند وظایف مربوط به خود را دقیق و درست انجام دهند.

معایب ماتریس RACI

به همان اندازه که استفاده از یک ابزار یا مدل می‌تواند مزایایی را به همراه داشته باشد می‌تواند معایب خاصی هم داشته باشد. در ادامه به برخی از معایب ماتریس RACI می‌پردازیم.

• شما نمی‌توانید تعیین کنید که چه کسی مسئولیت کلی انجام یک کار را بر عهده دارد، یعنی یک کار می‌تواند تعداد زیادی R داشته باشد (از این رو نکته حرفه‌ای بالا که در آن یکی از R ها پررنگ است مورد توجه قرار می‌گیرد).
• ماتریس‌های RACI در تیم‌های کوچک بهترین کارکرد را دارند، زیرا توضیح مفهوم RACI برای تیم‌های بزرگ‌تر که در آن‌ها همگی از نزدیک با هم کار نمی‌کنند، می‌تواند دشوار باشد.
• تلاش برای ثبت تک‌تک جزئیات در یک ماتریس RACI ممکن است اشتباه باشد – باید آزمایش کنید تا براساس اندازه تیم و اندازه پروژه، آنچه را که برای شما مناسب است، انتخاب کنید.

نحوه ایجاد ماتریس RACI

مراحلی که برای ایجاد یک ماتریس RACI باید طی کنید به شرح زیر است. توصیه می‌شود این کار را به صورت گروهی انجام دهید تا در مورد وظایف و مسئولیت‌ها توافق حاصل شود.

• کارهایی را که باید انجام شوند، مشخص کنید (شاید بخواهید از یک ساختار شکست کار برای انجام این کار استفاده کنید) و سپس آن‌ها را در قالب فهرست کنید.
• همه ذینفعان را شناسایی کرده و به قالب اضافه کنید. این شامل موارد زیر خواهد بود:

کسانی که بالاتر از شما هستند - کمیته راهبری، حامی پروژه و... .
کسانی که در تیم پروژه فوری شما هستند.
کسانی که در داخل برای تیم پروژه کار می‌کنند.
ذینفعان علاقه‌مند از سازمان گسترده‌تر.
ذینفعان خارجی مرتبط و اشخاص ثالث.

• برای هر کار:

افرادی را که پاسخ‌گو انجام کار هستند علامت‌گذاری کنید (A).
یک نفر مسئول بسازید (R).
افرادی را که در انجام کارها مشورت می‌دهند علامت گذاری کنید (C).
افرادی را که نیاز به اطلاع دارند علامت بزنید (I).

• ماتریس RACI را به همراه توضیح مختصری در مورد نحوه تفسیر نمودار به همه ذینفعان توزیع کنید و از آن‌ها بازخورد بخواهید.
• ماتریس RACI را بر اساس بازخوردی که دریافت می‌کنید به روز کنید و آن را نهایی کنید.

تکامل ماتریس RACI

اگر قصد دارید ماتریس RACI که ایجاد کرده‌اید را تکمیل کنید بد نیست که به موارد زیر دقت کنید:

• نمودار RACI را با تیم خود ایجاد کنید تا از خرید آن‌ها اطمینان حاصل کنید.
• اطمینان حاصل کنید که هر وظیفه دارای یک پاسخ‌گو باشد.
• بررسی کنید افرادی که به‌عنوان پاسخ‌گو علامت‌گذاری کرده‌اید، به‌واقع دارای اختیار امضای کار مورد نظر باشند.
• اطمینان حاصل کنید که ماتریس RACI را به طور منظم توزیع کنید و بر اساس بازخورد به‌روز‌رسانی کنید.
• ماتریس RACI را تجزیه‌و‌تحلیل کنید تا ببینید آیا می‌توان افراد را بهینه کرد
• آیا افرادی با R زیاد هستند؟ شاید کارهای زیادی به آنها محول شده باشد. آیا می توان این وظیفه را به شخص دیگری واگذار کرد؟
• ماتریس RACI را تجزیه‌و‌تحلیل کنید تا ببینید آیا وظایف را می‌توان بهینه کرد
• آیا می‌توان R را از یک کار حذف کرد تا بتوان آن را سریع‌تر تکمیل کرد؟
• تعداد زیاد C برای یک کار می‌تواند سرعت آن را کاهش دهد زیرا باید با افراد زیادی مشورت شود. آیا می‌توان برخی از آن‌ها را حذف کرد؟
• تعداد زیاد I می تواند بار گزارش‌دهی ایجاد کند. آیا می‌توان طرح را توزیع کرد و فقط زمانی که اتفاقی خاص افتاد افراد را مطلع کرد؟

با استفاده از این راه‌کارها می‌توانید ماتریس خود را تکمیل‌ کنید.

ماتریس RACI پیشرفته: ماتریس RASCI

در حال حاضر شما باید درک بسیار خوبی از نحوه استفاده از ماتریس تخصیص مسئولیت داشته باشید. در واقع تغییرات زیادی در ماتریس RACI وجود دارد (از جمله PACSI، RASI، RAPID و RATSI). محبوب ترین ماتریس RASCI است.

همان‌طور که قبلا ذکر شد، یک مشکل بزرگ با ماتریس RACI این است که شما نمی‌توانید تعیین کنید که چه کسی مسئولیت کلی انجام یک کار را بر عهده دارد، زیرا یک کار می‌تواند تعداد زیادی R داشته باشد. یک ماتریس RASCI این مشکل را به روشی بسیار ساده حل می‌کند.

• ما یک و تنها یک R را به فردی که مسئولیت کلی انجام کار را بر عهده دارد اختصاص می‌دهیم.
• ما صفر یا بیشتر S را به افرادی که از R در انجام کار پشتیبانی می‌کنند و به او کمک می‌کنند، اختصاص می‌دهیم. بر خلاف Consulted، S به تکمیل کار کمک می‌کند و برای هدف کار به R گزارش می‌دهد.

همان‌طور که توانستیم از یک هرم برای یادآوری نحوه استفاده از ماتریس RACI استفاده کنیم، می‌توانیم از هرم مشابهی استفاده کنیم تا نحوه استفاده از ماتریس RASCI را به ما نشان دهد.

در انتها امیدوارم که این مطلب برای شما خواننده گرامی مناسب بوده باشد. با انتشار این مطلب برای علاقه‌مندان به نشر بهتر آن کمک کنید.