کاهش هزینه‌های کسب و کار به روشی ساده

از قدیم بشر به دنبال کاهش هزینه‌ها بوده است. این که چیز جدیدی نیست. گاهی این کاهش هزینه‌ها به معنای صرفه‌جویی و حتی کاهش جدی کیفیت محصول یا خدمات منجر شده و گاهی هم از روشهای خلاقانه‌ای استفاده شده که نه تنها کیفیت را پایین نیاورده بلکه بهبود محسوسی هم در آن ایجاد کرده است. در اینجا به دنبال این نیستم که تاریخچه این روشها را با هم مرور کنیم. بلکه فرض کرده‌ام که اغلب ما، با خیلی از این روشها آشنایی داریم. پس، حرف اصلی، پرداختن به روشی است که کمتر مورد توجه بوده و می‌تواند تاثیر جدی و مهمی برای کاستن هزینه‌ها در کسب و کار ما داشته باشد.

بعضی هزینه‌ها واقعا ضروری و اجباری است. بعضی هزینه‌ها هم هست که ممکن است ضرورت کمتر داشته باشد. معمولا وقتی صحبت از کاهش هزینه‌ها می‌شود، کاهش نوع دوم هزینه‌ها به ذهن می‌آید. در اینجا می‌خواهیم بگوییم که نه تنها نوع دوم (یعنی هزینه‌های غیرضرور)، بلکه نوع اول هزینه‌ها را هم می‌توان به کاهش واداشت!

وقتی هزینه زیادی بابت نیروی انسانی پرداخت می‌کنیم و به دنبال کاهش هزینه‌ها هستیم، ممکن است اولین پیشنهاد، تعدیل نیروها یا همان اخراج مسالمت‌آمیز باشد. ممکن است به این بیندیشیم که نحوه قراردادها را تغییر دهیم یا از روش جریمه استفاده کنیم. حتی ایده دردناک‌تر این است که دستمزدها را به آینده معوق کنیم. اما آیا روش بهتری هم برای کاستن هزینه‌ها هست؟

وقتی هزینه‌های سربار شرکت زیاد باشد، از آنجا که اغلب در مقایسه با هزینه‌های دیگر کمتر به چشم می‌آید، ممکن است چندان به دنبال کاهش آنها نباشیم. یا حتی نتوانیم ضرور و غیرضرور آن را جداسازی کنیم. در عین حال، کاهش آنها هم خواهد توانست رفته رفته بهبود محسوسی برای ما پدید آورد. پس موضوع اصلی این است که چگونه می‌توان چنین چیزی را مدیریت کرد؟

این هزینه‌ها می‌توانند در بخش‌های دیگر کسب و کار هم مطرح شوند. آنها می‌توانند نه تنها از جنس اسکناس، بلکه از جنس زمان نیز باشند. می‌توانند از جنس اعتبار شرکت و برند و روحیه کارکنان هم باشند. اینجا دیگر کاهش هزینه‌ها با صرفه‌جویی هم چندان اشتراکی ندارد. باید به فکر راه‌حل بهتری بود!

این گونه به نظر می‌رسد که:

باید همه فعالیت‌های کسب و کار در جهت استراتژی باشند. در چنین حالتی، انتظار می‌رود کارها با کمترین هزینه انجام شوند. این فقط یک اشکال دارد: بیش از حد آرمانی و کمال‌گرایانه است.

رویکرد بهتر این است که فعالیت‌ها همگی مستقیما در جهت موفقیت کسب و کار باشند. تجربه نشان داده که این رویکرد بهترین روش برای کاهش هزینه‌ها را در پی دارد و قابل پیگیری و کاربردی است. با این حال، سوالاتی هم درباره این رویکرد وجود دارد و آن این است که

• چه چیزی موفقیت است و چگونه می‌توان آن را متر کرد؟
• و اصلا این رویکرد چگونه منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود؟

واضح است که تعیین و سنجش موفقیت می‌تواند هفتگی و حتی روزانه مطرح شود؛ در حالی که استراتژی‌ها بلندمدت تعریف می‌شوند. و عواملی که اگر محقق شوند ما می‌گوییم که آن کسب و کار به موفقیت رسیده است، مواردی غیر از فروش و مشتری هستند. پس اگر روی عوامل اصلی موفقیت تمرکز شود، همه فعالیت‌ها در جهت موفقیت کسب و کار به خط می‌شوند. این یعنی خداحافظی با کارها، هزینه‌ها و نیروی کار غیرضرور. این، با افزایش احتمال رسیدن به موفقیت، حس هدفمند کار کردن به کارکنان می‌دهد و روحیه آنها را بالا می‌برد. موفقیت‌ها، اعتبار برند را بیشتر می‌کنند و ...

خلاصه این که:

مهم این است که عوامل اصلی (فاکتورهای بحرانی) موفقیت را شناسایی کنیم، سپس شاخص‌هایی برای سنجش آنها تعیین کرده و آنها را مدام ارزیابی کنیم. شاخص‌ها می‌گویند موفقیت‌ها چقدر تحقق پیدا کرده‌اند.

همان گونه که قبلا گفتیم، سنجش مدام شاخص‌ها نیاز به ابزار مدیریتی ویژه‌ای دارد بنام داشبورد مدیریتی. یک داشبورد مدیریتی ساده و کاربردی را می‌توان از جادوبی خواست.

علاوه بر مواردی که گفته شد، داشبوردهای مدیریتی تحت وب کارکردهای دیگری نیز دارند. آنها می‌توانند صرفه‌جویی چشمگیری در هزینه و زمان ایجاد، انتقال و ثبت گزارش‌ها ایجاد کنند و فرایند تصمیم‌گیری و ارزیابی را بهبود جدی بدهند.

امیدوارم مطالب مفید بوده باشد. اگر نیاز به توضیح بیشتر احساس می‌کنید، توصیه می‌کنم به وبینارهایم در ایوند مراجعه کنید (اینجا).

نوشته‌های دیگر