مهمترین کار شما چیه؟ چطور اون رو انجام می دهید؟ آیا آیا استرس دارید سر موقع تحویل ندید؟ آیا کارفرمای شما در جریان جزئیات کار قرار داره!؟ آیا مدیر شما می دونه شما دقیقاً چه کارهایی را انجام دادید!؟ و چه کارهایی را انجام ندادید!؟ آیا مدیر شما یا کارفرمایی شما میدونه کی کار رو به اون تحویل میدهید؟
همه اینها سوالاتی هستندکه، هم ذهن و فکر شما رو درگیر اون هست و هم فکر و ذهن کارفرما یا مدیر شما. برای رفع این مشکل چیکار میکنید؟
همه میخوان بدونن مراحل کارشون چیه! کارشون چقدر طول میکشه تا تحویل بشه، شما الان کجای کار هستید؟ و در نهایت برنامه شما برای انجام این کار چیه!؟ حالا میخواهد مدیر شما، باشه یا مشتری شما، یا رئیس و کارفرمای شما باشد. به هرحال همه می خواهند در جریان حل مسالشان باشند!
ولی اینها چه ربطی به استرس داره؟ چطور کمک میکنه استرس کمتری رو تجربه کنیم! احسنت! نکته قشنگ داستان اینجاست. بیایید یه داستانی رو با هم بررسی کنیم! داستان آشنایی که من و شما ممکنه اون رو خیلی تجربه کرده باشیم.
شما تصور کنید که برای کسب و کارتون قرار یک سایت طراحی کنید، اول میرید سراغ شرکت الف، اون میگه روال مون اینجوریه که ابتدا شما مبلغی پول به ما پرداخت میکنید، و ما هر وقت سایت آماده شد، تحویل میدیم. شما هم قبول میکنید و پول را به حساب این شرکت واریز میکنید، طی این دو یا سه ماه، با خودتون چی فکر میکنید؟ چه فکر هایی از سرتون عبور میکنه؟ چند بار پیگیر کارهای سایت تون میشید؟ چقدر استرس را تحمل می کنید!
حالا برگردیم سراغ اول داستان، شما بجای شرکت الف میروید سراغ شرکت ب؛ اونها روال کاریشون اینجوریه که، قبل از شروع ، شرکت یه جلسه با شما میگزاره، و مراحل انجام کار رو برای شما توضیح میده!
همین طور قسمت ها و مراحل اداری کار رو برای شما شرح می دهد، بعد با توجه به نیازهای شما یه زمان بندی به شما میده که ما طی مثلاً ماه اول، این کارها رو انجام میدهیم، طی ماه دوم، کارهای فلان و فلان رو انجام میدیم و در ماه بعد هم کار رو به صورت آزمایشی در اختیار شما قرار می دهیم. طی این چند هفته که اون ها مشغول کار هستند، چند تماس تلفنی با شما می گیرند و یا پیامک می زنند؛ که فلان بخش از کار انجام شده! و تا تحویل نهایی پرژه همین روال رو دارند.
به پایان رساندن کارها
شما توی کدوم حالت خیالتون راحته و استرس کمتری دارید!؟ در کدام حالت ذهنتون درگیر مسائل حاشیه ای میشه!؟ شما در کدام حالت استرس بیشتری رو تجربه میکنیم!؟ مسلماً در حالت اول استرس بیشتری به شخص و شرکت وارد میشه، البته برای شرکتی که قراره برای شما هم سایت درست کنه استرس زیادی وارد میشه، چون کلی وقت میذاره یا کلی با شما جر و بحث میکنه که اون داره کارش رو انجام میده؛ و شما هم نمیدونید کار چطور انجام میشه و در کدوم مرحله است. در نهایت هم شما ناراضی هستید، به خاطر تنش و استرس، هم شرکت طرف قرارداد شما ناراضی هست، به خاطر فشارهای شما!
حالا بیاید شما خودتون رو در جایگاه مدیرتون قرار بدید، یک گزارش رو دست شما سپرده و قرار هست شما این گزارش رو آماده کنید و تحویل بدید. داستان شرکت الف و ب رو به این مدیر و کارمند تعمیم بدید، ببینید چه اتفاقاتی، طی این چند روز کاری که قرار است، کارمند گزارش رو به مدیر تحویل بدهد میافتد! هم برای مدیر و هم برای کارمند. مدیر مرتباً در حالت اول با خودش فکر میکنه این کارمند چی کار داره می کنه؟ کی گزارش رو تحویل میده؟ آیا گزارش، این چیزهایی که من می خوام داخلش هست یا نه؟
در حالت دوم وقتی کارمند مثلاً به صورت روزانه، مدیر رو در جریان روند پیشرفت گزارش قرار میده، هم خودش استرس کمتری داره! از اینکه چه مواردی رو در گزارش قرار بده و هم مدیرش استرس کمتری رو تجربه میکنه که چه وقت این گزارش آماده میشه.
هزاران داستان مثل این در ارتباطات ما وجود دارد که ما به خاطر اون ارتباط نادرست یا ضعیف، هم استرس زیادی به خودمون وارد کردیم و هم طرف مقابلمون استرس و فشار زیادی را تحمل کرده است. این مثال رو میتونیم به خیلی از روابطمون درزندگی تعمیم بدیم؛ ارتباط با همسر، ارتباط با خواهر و برادر، ارتباط با مشتری، ارتباط بین همکاران، همه اینها و همه این ارتباطات میتونه شمارو دچار استرس زیاد و فشار زیادی بکنه! ولی با چند راه حل ساده شما میتونید استرس رو تبدیل به آرامش و لذت کنید؛
در اینجا ما یه فرمول ساده ۵ مرحله‌ای داریم که جلوی همه این اتفاقات رو میگیره
برای شمایی که کارمندی و به رئیس باید گزارش بدی، برای شمایی که مشتری هات منتظرن، برای شمایی که پروژه گرفتی و قراره زود انجامش بدی، یا هر ارتباط دیگه ای که داری این فرمول ساده کمک میکنه تا روابطت رو بهتر کنی و ازش لذت ببری!
1- تقسیم کار به قطعات کوچکتر: وقتی کاری سمت شما میاد اول اون رو به قطعات خیلی کوچیک تقسیم کنید، طوری که هر بخش رو بشه ظرف مدت چند ساعت انجام داد.
2- بودجه بندی زمانی کارها : برای هر بخش زمانی در نظر بگیرید؛ سعی کنید زمان معقول و متناسب با کار باشد، یعنی برای هر کاری متناسب با آن کار زمان اختصاص دهید.
3- ضریب خطا : برای هر کار، ضریبی به عنوان ضریب خطا، در نظر بگیرید. در واقع شما یک حاشیه امن برای این کار در نظر گرفته اید، مثلاً شما پیش‌بینی کردید طی سه ساعت این کار رو می تونید انجام بدید یک ضریب خطای حدود یک و نیم در اون ضرب کنید. این کار رو براش ۴ ساعت در نظر بگیرید.
4- جمع بندی : ساعت ها را جمع کنید و زمان کل پروژه رو محاسبه کنید.
5- اطلاع رسانی : جمع هر دسته از کارو به کارفرما یا مدیر تون ارائه کنید، و کلاً یه جدول زمان‌بندی کامل تا پایان پروژه بدید.
دوام این مرحله تا کار خیلی مهمه ! و باید تا پایان کار، مثلا هر هفته، هر روز، یا هر سه روز یک بار، به مدیر، کارفرما یا مشتری از هر طریقی که برای شما و اون راحت تر هست، اطلاع رسانی کنید. میتونید برای مشتری اس ام اس بفرستید، که فلان قسمت از کار انجام انجام شد؛ یا مثلاً در یک ملاقات حضوری یا گفتگو ئ تماس آنلاین، ظرف دو یا سه دقیقه به مدیر تون گزارش بدید، که گزارش کار تا چه مرحله ای پیشرفته است.
نکته : اگه توی کار اشکالی پیش اومد، مثلاً چند روز اینترنت قطع شد یا کامپیوتر و لپ تاپ تون دچار مشکل شد، حتماً کارفرما یا مدیر تون رو در جریان قرار بدید.
با این چند کار ساده، چندتا هدف رو به سادگی می زنید:
اول اینکه خودتون استرس کمتری دارید
دوم با یه حجم زیادی از کار مواجه نمی شوید.
سوم با گزارش دادن به موقع به کارفرما یا مدیر اون رو هم از استرس نجات دادید.
در پایان ، هم مدیر و هم مشتری و هم کارفرما از شما راضی هستند.
از اون مهمتر رضایت قلبی خودتون و حس موفقیت و شادی از انجام خوب کارتون هست که به شما دست میده. در واقع هدف ما هم از انجام این چند مرحله جلوگیری از به وجود اومدن عوامل استرس زا برای شما است.
لطفاً آرامش+ رو از تجربیات خودتون آگاه کنید و نظرتون رو درباره این مقاله بنویسید.
خوشحال میشیم شما رو در صفحه اینستاگرام آرامش+ ببینیم
