ما فلسفه چابکی را شناختیم در مقاله قبلی ، حالا نوبت به نقشه راه اجرایی است. از ذهن مدیر تا کف سازمان، چطور چابک شویم ؟
بسیاری از مدیران در بنبست یک پارادوکس فرساینده گرفتار شدهاند: «تلاش بیشتر برای سرعت، اما کندتر شدن سازمان». این یک خطای استراتژیک کلاسیک است. وقتی احساس میکنیم سازمان سنگین شده، غریزه مدیریتی ما حکم میکند که نیروهای بیشتری استخدام کنیم، لایههای نظارتی را افزایش دهیم و جلسات هماهنگی طولانیتری برگزار کنیم. اما به شما هشدار میدهم که این مسیر، تنها لایههای چربی سازمان شما را ضخیمتر میکند. ما عادت کردهایم پشت «کلمات قشنگ» پناه بگیریم؛ مفاهیمی مثل «تحول دیجیتال»، «بهینهسازی فرایند» و «چابکی» که در بسیاری از مجموعهها، تنها شعارهایی توخالی برای تزیین گزارشهای سالانه هستند.
در دنیای مدیریت، ما با یک مغالطه ریاضی روبرو هستیم. دانستن معنای چابکی یا خرید پیشرفتهترین ابزارها، تنها «شرط لازم» برای بقا در بازار پرنوسان امروز است، اما به هیچوجه «شرط کافی» نیست. شرط کافی، توانایی عملیاتی برای حذف زوائد است. چابکی به معنای دویدن سریعتر با یک کولهپشتی سنگین نیست؛ بلکه هنرِ زمین گذاشتنِ بارهای اضافهای است که سالها به اشتباه آنها را جزئی از داراییهای سازمان پنداشتهایم. چابکی فراتر از یک متدولوژی، یک جهانبینی است که در آن «کمتر»، واقعاً «بیشتر» است. اگر میخواهید از رقبای کوچک اما سریع خود عقب نمانید، باید بپذیرید که سرعت محصولِ اضافه کردن نیست، بلکه خروجیِ خالصسازی و تراشیدنِ زوائد از بدنه تصمیمگیری است. در ادامه، نقشه راهی را ترسیم میکنیم که نشان میدهد چگونه با حذف کردن، میتوان یک سازمان توقفناپذیر خلق کرد.
اولین خاکریزی که باید در مسیر چابکسازی فتح شود، ذهن مدیر است. به خاطر داشته باشید: سازمان چابک، محصول تفکر سیال مدیر است. اگر ذهن شما به عنوان رهبر سازمان، انباشته از اطلاعات سوخته، ایدههای نیمهتمام و مشغلههای خردِ اجرایی باشد، عملاً قدرت تشخیص فرصتهای استراتژیک را از دست میدهید. ذهن مدیر باید مانند یک جریان سیال باشد، نه یک استخر راکد.
تخلیه اطلاعاتی: ذهن شلوغ، دشمنِ تصمیمِ درست است. حذف باورهای قدیمی که «چون همیشه اینطور بوده، پس درست است» گام اول سبکسازی است.
باورهای سمی که باید حذف شوند:
«تمام تصمیمات نهایی باید از فیلتر من رد شود.» (مرکزیت تصمیمگیری)
«حجم بالای گزارشها نشانه سختکوشی تیم است.»
«کنترل حداکثری، امنیت سازمان را تضمین میکند.»
بروکراسی و امضاهای طلایی، غل و زنجیرهای چابکی هستند. در یک سازمان چابک، تصمیمات نباید لزوماً در رأس هرم گرفته شوند. مفهوم تفویض لایهای (Layered Delegation) به معنای توزیع حق تصمیمگیری متناسب با تخصص و فاصله از واقعیت است.
به عنوان مثال، اگر استراتژی خرید سازمان شفاف است، چرا یک کارشناس برای خرید تجهیزات ضروری زیر ۵۰ میلیون تومان باید امضای چندین مدیر را جمع کند؟ حذف این لایهها یعنی آزاد کردن پتانسیل رشد. من همواره بر این نکته تأکید میکنم که: «کار ارزشمند، نیاز به هماهنگی ندارد.» اگر مسیر شفاف باشد، هماهنگیهای بیهوده فقط اتلاف انرژی است.
«کسی صلاحیت بیشتری برای تصمیمگیری دارد که به موضوع نزدیکتر است، نه کسی که در رأس سازمان است.»
تمرکز، در گروی «نه» گفتن است. چابکی یعنی اضافه نکردنِ کار جدید و حذفِ فعالیتهای بیفایده. شما باید حذف کردن را به چشم یک سرمایهگذاری راهبردی ببینید، زیرا با حذف هر فرآیند زائد، انرژی و زمان گرانبهایی برای تیم آزاد میشود.
گزارش کار در برابر گزارش نتیجه: بسیاری از مدیران عاشق «گزارشنویسیهای افراطی» هستند. کاغذهایی که نه خوانده میشوند و نه تغییری ایجاد میکنند. سازمان چابک، به دنبال نتیجه است، نه سیاه کردن کاغذ.
تکنیک ۵ چرا: برای شناسایی زوائد، از این تکنیک استفاده کنید. اگر وبسایت شما ورودی کمی دارد، ۵ بار بپرسید «چرا؟» تا به ریشه (مثلاً عدم مطالعه یا نبود تیم متخصص) برسید و فرآیندهای فرسوده را در آن نقطه قطع کنید.
هزینه فرصت: زمان باارزشترین دارایی دنیاست. هر هزینهای که انجام میدهید و باعث میشود زمان شما حفظ شود، در واقع «خرج» نیست؛ شما دارید زمان میخرید و چابک می شوید.
در سازمانها، اشتباه رایج این است که مدیران روی پول حساساند اما روی زمان نه. در حالی که پول دوباره به دست میآید، اما زمان هرگز برنمیگردد. وقتی برای حذف تأخیرها، سادهسازی فرآیندها یا سریعتر شدن تصمیمگیری هزینه میکنید، در واقع ظرفیت رشد، تمرکز و اثرگذاری سازمان را افزایش میدهید.
عملکرد تیمهای امداد و نجات در زلزله یا آتشنشانی، الگوی کامل چابکی است. در لحظه حادثه، هیچ آتشنشانی وقت خود را صرف تحلیل علت حریق نمیکند؛ اولویت مطلق نجات جان انسانها است.
در سازمان نیز، چابکی یعنی «موقعیتسنجی». در لحظات بحرانی، باید تمام ارتباطات غیرضروری، جلسات بیهدف و گزارشهای بیخروجی را بیرحمانه کنار بگذارید و مستقیماً به سراغ «اصل موضوع» بروید. تشخیص اینکه «الان وقتِ چیست و وقتِ چی نیست»، مرز بین رهبری چابک و مدیریت سنتی است.
بسیاری از مدیران تصور میکنند با خرید گرانترین نرمافزارهای ERP یا سیستمهای حسابداری، سازمانشان خودبهخود چابک میشود. اما حقیقت این است که تکنولوژی تنها یک ابزار تقویتکننده است. اگر رفتار و فرآیندهای شما درست نباشد، تکنولوژی فقط آشفتگی شما را سیستمی میکند.
چابکی یک شبه اتفاق نمیافتد؛ بلکه محصولِ تمرین است. برای اینکه تیم شما در بحرانها تصمیمات بزرگ بگیرد، باید در روزهای عادی «بازیهای تدارکاتی برای تصمیمات کوچک» راه بیندازید. به تیم اجازه دهید در مقیاسهای کوچک تصمیم بگیرد، شکست بخورد و بیاموزد. فرمول طلایی این است: ۱. تصمیمگیری سریع ۲. اجرای سریع ۳. اصلاح سریع ۴. فیدبک سریع
برای اینکه بفهمید سازمان شما در مسیر چابکی است یا فقط در حال «دست و پا زدن»، این شاخصهای سختگیرانه را چک کنید:
کاهش زمان تصمیمگیری: چقدر طول میکشد تا برای یک ریسکِ شناسایی شده، اقدام عملی صورت گیرد؟
نبود مطالبات معوق: سازمان چابک به دلیل فرآیندهای سالم و رضایت مشتری، بدهی و مطالبات معوق ندارد. نقدینگی جاری، خونِ رگهای سازمان چابک است.
قانون ۴۸ ساعت: اگر فاصله بین «اتخاذ تصمیم» تا «شروع اجرا» در یک موضوع غیرقابل پیشبینی بیش از ۴۸ ساعت باشد، سازمان شما سنگین و کند است.
مسئول حذف هفتگی زوائد: در سازمان چابک، یک نقش حیاتی وجود دارد که وظیفهاش شناسایی و حذف فرآیندها، فرمها و جلساتی است که دیگر ارزشافزوده ندارند.
چابکی یعنی «شفافیت مطلق». در محیطی که همه چیز شفاف است، جایی برای پنهانکاری وجود ندارد. به همین دلیل، افرادی که ضعفهای عملکردی دارند، بزرگترین دشمنان چابکی هستند. آنها با پیچیده کردن فرآیندها و گروکشی اطلاعات، سعی میکنند اهمیت کاذبی برای خود ایجاد کنند. در یک سازمان چابک، پیچیدگیِ تعمدی نوعی خیانت محسوب میشود. افرادی که از شفافیت میترسند، در اتمسفر چابک دوام نمیآورند.
از میکلآنژ پرسیدند چگونه مجسمه بینظیر داوود را خلق کردی؟ او در جملهای درخشان گفت: «من هر چه از داوود اضافه بود را تراشیدم.»
این عمیقترین استعاره برای چابکی سازمان است. شاهکارِ سازمان شما، قدرت واقعی تیمتان و پتانسیل ثروتآفرینی مجموعهتان، هماکنون زیر کوهی از گزارشهای بیهوده، جلسات فرسایشی، بروکراسیهای دستوپاگیر و ترس از تفویض اختیار دفن شده است. وظیفه شما به عنوان رهبر، اضافه کردن قطعات جدید به این سنگ نیست؛ وظیفه شما «تراشیدن اضافات» است تا شکوه درونی سازمانتان نمایان شود.
در تحلیل نهایی، چابکی را میتوان در یک عبارت خلاصه کرد: «کوتاه کردن فاصله بین مشاهده و اقدام». هر چقدر زمانِ بین لحظهای که موضوعی را میفهمید تا لحظهای که آن را به فعل تبدیل میکنید کوتاهتر باشد، سازمان شما در تراز جهانی چابکتر است. در اقتصاد بیرحم امروز، زمان گرانبهاترین و تجدیدناپذیرترین دارایی شماست. وقتی برای «خرید زمان» هزینه میکنید (مثلاً با حذف یک لایه امضا یا استخدام سریع یک متخصص)، در واقع در حال مدیریتِ حیاتیِ «هزینه فرصت» هستید.
بسیاری از مدیران در تله ذهنیِ «دیر و زود دارد اما سوخت و سوز ندارد» گرفتارند. به عنوان یک تحلیلگر کسبوکار صراحتاً میگویم: در دنیای تجارت، دیر رسیدن دقیقاً به معنای سوختن است. فرصتی که امروز در بازار وجود دارد، فردا خاکستری بیش نخواهد بود. سازمان را مانند یک موجود زنده تصور کنید؛ اگر ده دقیقه دیرتر به بیماری که نفسش قطع شده برسید، دیگر فرقی نمیکند چقدر تجهیزات پزشکی پیشرفته یا داروی گرانقیمت در اختیار دارید؛ آن بیمار از دست رفته است. در کسبوکار هم، وقتی نقدینگی یا فرصت استراتژیک به دلیل کندیِ سیستم بسوزد، دیگر اهمیتی ندارد که چقدر ساختار شما منظم یا ابزارهای شما مدرن است.
چابکی یعنی زنده ماندن در لحظات بحران و شکار فرصتها قبل از رقبا. این چابکی از سیستمها به دست نمیآید، بلکه از رفتارها نشأت میگیرد. اگر مدیر به جای «مرکز تصمیمگیری بودن»، به «مرکز یادگیری و کاتالیزور» تبدیل شود، سازمان به بلوغی میرسد که حتی در غیاب مدیر نیز، نبض آن با قدرت میتپد. بلوغ یک سازمان یعنی نبودِ مدیر حس نشود، چون ذهنیت چابک او در تمام لایهها تکثیر شده است.
همین امروز، پس از خواندن این مقاله، به اتاق کارتان برگردید، به فرآیندهای مجموعهتان نگاهی منتقدانه بیندازید و از خود بپرسید: «همین امروز، کدام "اضافهکاری" یا فرآیند بیهوده در سازمان من، مانع از دیده شدن شاهکار درونی آن شده است؟» اولین چیزی که باید حذف کنید تا فضا برای نفس کشیدن سازمان باز شود، چیست؟ مسیر تبدیل شدن به یک سازمان توقفناپذیر، از یک «نه» قاطع به زوائد آغاز میشود. قلم و تیشه خود را بردارید؛ وقت تراشیدن سنگ فرا رسیده است.
ارادتمند شما علیرضا کیماسی
