در شرایط عادی و وقتی که کسب و کارها در حالت روزمره خود به فکر پیگیری قراردادهای قبلی و وصول مطالبات ، تأمین نقدینگی و ایجاد تماس های جدید برای پیدا کردن مشتریان جدید یا ارائه پاسخ به مشتریان سابق خود و همچنین تمرکز بر روی محصول یا خدمات خود برای کسب رضایت مشتری هستند خیلی سخت به نظر می رسد که بتوان بدون ایجاد یک ساختار ارتباطی متمرکز همه شرایط کسب و کار را مدیریت کرد و به پیش برد.
مخصوصاً وقتی که در مورد یک سازمان یا شرکت بزرگ با فرآیند های پیچیده و ساختارهای در هم آمیخته ای صحبت کنیم که تیم های مالی ، تولیدی ، مدیریتی ، پشتیبانی و منابع انسانی دائماً برای جلسات مشترک به اتاق های جلسات می روند و نتایج مورد نیاز پس از ساعت ها بحث و جدل بر روی کاغذهای صورت جلسات مکتوب می شده است.
اما در شرایط اضطراری یا فورس ماژور که شرایط به شدت ناپایدار است و هر لحظه ، لزوم بازبینی شرایط و تصمیم گیری های سریع در سازمان به شدت لازم است بهتر است تیمی به عنوان پاسخگوی شرایط بحرانی در سازمان خود ایجاد کنید.
اما تیم مدیریت بحران یا تیم پاسخگو به شرایط بحرانی بهتر است چه خصوصیاتی داشته باشد.
یک تیم پنج یا ماکزیمم هفت نفره برای این منظور کافی است. نفراتی مثل مدیریت عامل یا یک نفر ذی نفوذ از هیأت مدیره شرکت ، یک نفر از تیم روابط عمومی ، مدیر منابع انسانی ، یک مشاور آگاه در زمینه زمینه اصلی بروز بحران و یک نفر از تیم فروش و بازرگانی شرکت و حسب نیاز یک نفر از بخش تولید و پشتیبانی شرکت.
این تیم باید در جلسات منظم روزانه و یا حتی در شرایط حادتر ، چند ساعت یکبار با یکدیگر هماهنگ شوند. یکدیگر را از شرایط مطلع کنند و خیلی شفاف و صریح در مورد ضرورت های پاسخگویی تیم ها و شرکت به شرایط با یکدیگر تبادل نظر کنند.
فراموش نکنید که پیام های رسمی و دارای الزامات قانونی پیچیده عموماً توسط افراد خوانده نخواهد شد و به آنها دقت نخواهند کرد.
بهتر است پیام ها در ساختار اینفوگرافی و یا تکیه بر شعارها و مضامین مهمی که مد نظر تیم هست ، تهیه و در کانال های متداول سازمانی و شبکه های اجتماعی در اختیار پرسنل شرکت قرار گیرد.
هر آنچه که می دانید و مخصوصاً چیزهایی که نمی دانید را باید با اعضای شرکت در میان بگذارید. منابع اطلاعاتی تیم مدیریت بحران را در کانال های رسمی شرکت به اشتراک بگذارید تا دید و اجماع عمومی بر روی اطلاعات در شرکت به وجود بیاید.
فراموش نکنید بسیاری از اطلاعات در این شرایط وجود دارد که شما از صحت آنها و یا جواب آنها مطلع نیستید ولی بدون ترس از احتمال خطا یا نیاز به اصلاح این اطلاعات بهتر است شروع به ارتباط با مشاورین و اعضا و کارکنان شرکت خود کنید.
همانگونه که احتمالاً تا این لحظه در ذهن شما هم شکل گرفته است ، این تیم می تواند در بسیاری از بحران ها و شرایط خاص در شرکت ها تشکیل شود. برای مثال در انتهای سالهای مالی و وقتی شرکت تصمیم به تعیین تکلیف مطالبات مالی معوقه خود دارد. یا در شرایطی که شرکت ها مشکل انباشت محصولات در انبارهای منطقه ای خود دارند و به دنبال راهی برای تعیین تکلیف وضعیت این اجناس و برنامه های انبارگردانی یا کاهش زیان انباشته سالیانه خود هستند و ...
فراموش نکنید که شرایط بحران فراگیری همچون کرونا به خودی خود ارتباطات و شرایط اعضای تیم شما را دچار سردرگمی می کند و لزوم بهره بردن از تکنیک استفاده از تیم پاسخ به بحران را ضروری تر می کند.
اگر در زمینه بحران های تیمی در این شرایط تمایل به خواندن مطالب بیشتری دارید ، در این مطلب در ارتباط با ضرورت همدلی چه با مشتریان و چه با پرسنل و کارمندان سازمان مطالبی ارائه شده است.
