ایجاد فرهنگ عملکرد قوی، که در آن کارکنان نه تنها برای موفقیت سازمان، بلکه برای موفقیت شخصی خودشان نیز تلاش می‌کنند، با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مختلف مدیریت عملکرد به‌دست می‌آید.
مزایای فرآیند مدیریت عملکرد خوب را می‌توان تقریباً در تمام جنبه‌های یک سازمان مشاهده کرد - از بهره‌وری و سودآوری گرفته تا خدمات مشتری و نگهداشت کارکنان. خطرات بالقوه یک فرآیند ناکارآمد نیز به همان اندازه بزرگ است. به همین دلیل است که داشتن ابزار و تکنیک‌های مناسب اهمیت زیادی دارد.
ابزار و تکنیک‌های برتر مدیریت عملکرد
۱. هدف‌گذاری و پیگیری اهداف
مدیریت عملکرد خوب با یک هدف‌گذاری مصمم شروع می شود.
چارچوب‌های مختلفی برای تعیین اهداف وجود دارد (از جمله SMART، OKRs، BHAG، هرم‌های هدف). صرف‌نظر از اینکه کدامیک را انتخاب می‌کنید، مهمترین اصل برای افزایش مسئولیت‌پذیری – و در نهایت موفقیت – این است که به کارمندان اجازه دهید در تعیین اهداف نقش داشته باشند، نه اینکه آنها را بهشان تحمیل کنید.
در اینجا به چند راهکار دیگر برای هدف‌گذاری اثربخش اشاره کرده‌ایم:
۲. ارزیابی و ارزشیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد اغلب اولین چیزی است که هنگام فکر کردن به مدیریت عملکرد به ذهن‌مان خطور می‌کند.
ارزیابی عملکردی که توسط ۸۰ درصد کسب‌وکارها مورد استفاده قرار می‌گیرد، سالی یکبار یا هر شش ماه یکبار انجام می‌شود، و در بسیاری از شرکت‌های بزرگ، این چرخه با چرخه افزایش حقوق و ارتقاء شغلی ادغام می‌گردد. با این حال، تحقیقات نشان می‌دهند که ارزیابی سنتی عملکرد به‌صورت سالی یک یا دو بار، آنچه را که به دنبالش هستیم (بهبود عملکرد) به ما نمی‌دهد.
این آمار را در نظر بگیرید:
در پاسخ به این آمار، بسیاری از شرکت‌ها (Accenture، Deloitte، Adobe، Microsoft) بررسی‌ها و رتبه‌بندی‌های سنتی عملکرد سالانه را به نفع تعامل و بازخوردهای پرتناوب و مستمر (مدیریت عملکرد مستمر) کنار گذاشته‌اند.
۳. مدیریت عملکرد مستمر
یک رویکرد مدیریت عملکرد مستمر، که گفتگوهای مستمر و رابطه مربی‌گری میان مدیر و کارکنان از ویژگی‌های آن هستند، ابزار اثربخش‌تری برای مدیریت عملکرد محسوب می‌شود تا ارزیابی‌های صرف. آن هم به چند دلیل:
۴- جلسات یک‌به‌یک منظم
شما چه رویکرد مدیریت عملکرد مستمر را اتخاذ کنید و چه نه، دیدارهای منظم با اعضای تیم یک تکنیک مدیریتی ضروری است که به بهبود عملکرد و مشارکت کارکنان کمک می‌کند.
جلسات یک‌به‌یک بین مدیران و کارکنان بستری را فراهم می‌کند که می‌توانید در آن در مورد فعالیت‌های کنونی اعضای تیم، پیشرفت‌شان به سمت اهداف و بهترین نحوه پشتیبانی از آنها صحبت کنید. همچنین می‌توانید ایده‌های آنها را آزمایش کنید و در چالش‌هایی که برایشان پیش می‌آید نقش یک مربی را داشته باشید.
برای اینکه بیشترین بهره را از این جلسات ببرید، بهتر است برای آنچه که قرار است در موردش صحبت کنید یک برنامه‌ریزی داشته باشید. سوالاتی را از اعضای تیم بپرسید که بتوانند پاسخ‌هایی دقیق و همراه با جزئیات را در پاسخ بیان کنند.
۵. پرسشنامه نبض کارکنان
یکی از ابزاری که می‌تواند جلسات یک‌به‌یک را کارآمدتر و اثربخش‌تر سازد، پرسشنامه نبض کارکناناست.
با استفاده از پرسشنامه نبض کارکنان، می‌توانید پیش از برگزاری جلسه از کارکنان خود بخواهید که در مورد عملکرد، دستاوردها و تجربه‌هایی که داشته‌اند چند خطی بنویسند.
هدف از ارسال این پرسشنامه‌ها پیش از برگزاری جلسه (حدود یک هفته زودتر کافی است) این است که به اعضای تیم زمان و فضایی بدهید تا به فعالیت‌های ماه گذشته (یا هر دوره زمانی بین جلسات) فکر کنند و به این ترتیب گفتگوی سازنده‌تری خواهید داشت.
این کار به ویژه برای کارکنانی که دوست دارند از قبل آماده باشند یا آنهایی که نمی‌توانند در لحظه خیلی خوب فکر کنند، مفید است. همچنین بهشان کمک می‌کند تا دستاوردهای خود را شناسایی کنند، و شما هم می‌توانید بابت آنها ازشان قدردانی کنید.
در مورد مدیران نیز دریافت این اطلاعات قبل از جلسه به آنها زمانی می‌دهد تا آماده شوند، به سوالاتی که کارکنان ازشان دارند فکر کنند، و یک برنامه‌ریزی انجام دهند تا از زمان خود برای بحث در مورد مهمترین امور استفاده کنند.
این پرسشنامه‌ها همچنین به شما کمک می‌کند تا تاریخچه‌ای از عملکرد یک کارمند داشته باشید تا در هر زمانی بتوانید به آن مراجعه کنید و از اطلاعات آن برای گفتگوها یا تصمیماتی که در مورد افزایش حقوق، ارتقاء شغلی یا اقدامات بهبود عملکرد می‌گیرید، استفاده کنید.
۶. بازخورد
همانطور که از پنج ابزار و تکنیکی که در موردشان بحث کردیم مشخص است، بازخورد عنصری ضروری در حمایت از عملکرد کارکنان محسوب می‌شود. این بازخورد هم شامل بازخورد از سوی مدیر است که باید سازنده و به‌موقع باشد و به‌شکلی مناسب ارائه شود، و هم بازخورد از سوی کارکنان که می‌تواند از طریق پرسشنامه نبض کارکنان و جلسات یک‌به‌یک به دست بیاید.
۷. پاداش و قدردانی
اگر می‌خواهید به افراد برای رسیدن به اهداف‌شان انگیزه بدهید، یا به کارکنان خوب‌تان بابت انجام کارها پاداشی اعصا کنید، آنوقت می‌توانید پاداش و قدردانی را به عنوان یک ابزار مدیریت عملکرد در نظر بگیرید. از آنجایی که افراد مختلف با چیزهای مختلف انگیزه می‌گیرند، باید تفاوت‌های میان اعضای تیم را به‌خوبی درک کنید و گزینه‌های مختلفی را برای آنها در نظر بگیرید. به عنوان مثال:
۸. نرم‌افزار مدیریت عملکرد
آخرین مورد که البته اهمیت زیادی دارد، نرم‌افزار مدیریت عملکرد است که به شما کمک می‌کند تا موارد گفته شده در بالا را به‌خوبی مدیریت کنید و فرآیند مدیریت عملکرد خودتان را یک سطح بالاتر ببرید. ابزارهای مختلفی در بازار وجود دارد، اما مواردی که باید در یک نرم‌افزار خوب به دنبالشان باشید اینها هستند:
