مدیریت عملکرد اثربخش رویدادی یکباره و مقطعی نیست بلکه یک فرآیند است.
به‌منظور ایجاد یک فرآیند مدیریت عملکرد اثربخش، کارشناسان منابع انسانی باید برای دستیابی به اهداف سازمانی به کارمندان بازخورد دهند و آنها را به مسیرهای ازپیش‌تعریف‌شده هدایت کنند.
چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟ در ادامه این مطلب ۹ استراتژی مهم را با شما به اشتراک می‌گذاریم تا به کمک این استراتژی‌ها یک فرآیند موثر مدیریتی برای سازمان خود تعریف کنید.
۱. مدیریت عملکرد را با اهداف سازمانی همسو کنید
فرآیند مدیریت عملکرد زمانی موثر واقع می‌شود که از اولویت‌ها و اهداف سازمان شما حمایت کند. زمانی که اهداف عملکرد مبتنی بر اهداف استراتژیک باشد، کارکنان می‌توانند زمان خود را روی فعالیت‌هایی متمرکز کنند که منجر به نتایج کارآمد می‌شود. هدف، فرآیند را هدایت می‌کند؛ بنابراین همسو‌کردن استراتژی مدیریت عملکرد با اهداف سازمانی به ایجاد یک فرآیند منسجم و سیستماتیک کمک می‌کند.
۲. انتظاراتی شفاف را تعریف کنید
شما نمی‌توانید مدیریت عملکرد موثری داشته باشید، بدون اینکه بدانید تعریف عملکرد خوب چیست. آیا کارمندان شما به‌طور شفاف می‌دانند که از آنها چه انتظاری دارید؟ مدیریت عملکرد موثر نیازمند انتظارات شفاف و مشخص است.
انتظارات شفاف چگونه تنظیم و تعریف می‌شوند؟ هنگام تعیین انتظارات می‌توانید به شرح وظایف، فعالیت‌های هدف‌گذاری و ارزش‌های فرهنگی اشاره کنید. در صورتی که انتظارات مشخصی تعریف کنید، کارمندان روی فعالیت‌هایی متمرکز می‌شوند که نتایج عملکرد را به‌دنبال دارد.
۳. بازخورد باکیفیت ارائه دهید
بازخورد باکیفیت عامل پیش‌برنده مدیریت عملکرد موثر است. متأسفانه، بسیاری از مدیران و سرپرستان در مورد نحوه ارائه بازخورد آموزش ندیده‌اند. اگر در حال حاضر دوره‌ای به‌منظور آموزش ارائه بازخورد برای مدیران و سرپرستان خود ترتیب نداده‌اید، اکنون زمان آن رسیده است که این فعالیت را در دستورکار خود قرار دهید. میزان اثربخشی مدیریت عملکرد تابع مستقیم کیفیت بازخوردهای ارائه‌شده است. به همین دلیل، بازخورد خوب عنصری حیاتی در اثربخشی مدیریت عملکرد است.
۴. گفتگوهای عملکردی را در دستور کار خود قرار دهید
مدیریت عملکرد صرفاً پر کردن چند فرم نیست، بلکه مستلزم داشتن گفتگوهای معنادار و مستمر درباره عملکرد است. این گفتگوها فرصتی برای مدیران و کارمندان فراهم می‌کنند تا در مورد عملکرد بحث کنند، بازخوردها را به اشتراک بگذارند و انتظارات را بررسی کنند. بایستی مطمئن شد که زمان، تمرکز و انرژی کافی برای این گفتگوهای مهم در نظر گرفته می‌شود.
۵. عملکرد را ملزم به کار روزمره کنید
هنگامی که یک استراتژی مدیریت عملکرد موثر را تعریف می‌کنید، باید عملکرد روزانه را همچون فرایندی برای رسیدن به نتایج بلندمدت ببینید. مکالماتی که پیرامون عملکرد شکل می‌گیرد نباید تنها محدود به جلسات رسمی بررسی عملکرد شود؛ بلکه باید فرهنگ ارائه بازخورد را در سازمان خود شکل دهید. سازوکارهایی مثل گفتگوهای یک‌به‌یک، جلسات و مباحث هفتگی، ماهانه و برنامه‌های قدردانی از کارکنان را در دستورکار خود قرار دهید.
۶. اهداف را به‌صورت دوره‌ای مرور کنید
از آنجایی که مدیریت عملکرد یک فرآیند مستمر است و نه یک رویداد لحظه‌ای، هدف‌گذاری شما باید انعطاف‌پذیر باشد. بنابراین در یک گفتگوی عملکردی موثر باید مواردی مثل تمرکز بر نتایج، تغییر اولویت‌ها و تعریف مسیرهای جدید را در نظر بگیرید. مطرح‌کردن سوالات زیر در پیش‌برد گفتگوهای هدف‌گذاری مفید است:
مولفه‌های داخلی و خارجی زیادی ممکن است در یک سازمان تغییر کنند، بنابراین اهداف باید هر چند وقت یکبار بازبینی شوند. پرسیدن سوالات دقیق و بازبینی مکرر اهداف به کارآمدترشدن فرآیند مدیریت عملکرد شما کمک می‌کند.
۷. ارائه بازخورد را به یک حرکت مستمر تبدیل کنید
همانطور که پیش از این اشاره کردیم، بازخورد عملکرد باید به‌طور منظم و مداوم در گفتگوهای عملکردی گنجانده شود. برای موثرتر کردن فرآیند مدیریت عملکرد خود، ارائه بازخورد را در برنامه همیشگی‌تان بگنجانید. به‌عنوان مثال، به‌جای بررسی‌های سالانه، بررسی سه‌ماهه را در دستور کار خود قرار دهید، و جلسه‌های مرور اهداف و دیدارهای حضوری هفتگی برگزار کنید. به کمک فرآیند مدیریت عملکرد، مدیران و سرپرستان به‌طور منظم با کارکنان خود در تعامل‌اند و بازخورد ارائه می‌کنند، در نتیجه همه کارکنان مجموعه به شکل متمرکز به حرکت خود ادامه می‌دهند.
اگر به موضوع ارائه بازخورد مستمر در حیطه منابع انسانی علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنیم اینجا را بخوانید.
۸. برای ارائه بازخوردها از چند منبع کمک بگیرید
از گذشته تا به امروز، مدیران و سرپرستان منبع اصلی (و گاهی اوقات تنها منبع) ارائه بازخورد عملکرد بوده‌اند. اما این تنها مدیران نیستند که برای ارزیابی و ارائه اطلاعات در مورد عملکرد کارکنان صلاحیت دارند. همکاران، مشتریان، مربیان، مدیران پروژه، مدیران رده‌های عملیاتی و خود کارکنان باید بخشی از فرآیند ارائه بازخورد باشند. منابع متعدد به کمک فرآیند مدیریت عملکرد موثر می‌آیند و به این ترتیب می‌توان اطمینان حاصل کرد که کارکنان تمامی نظرات و بازخوردهای مورد نیاز برای بهبود عملکرد خود را دریافت می‌کنند.
۹. فرآیندی ساده و پربازده طراحی کنید
هرچه پیش‌برد فرآیند مدیریت عملکرد برای مدیران و سرپرستان آسان‌تر باشد، احتمالش بیشتر است که آنها محیطی را ایجاد نمایند که در آن فرهنگ ارائه بازخورد مستمر جاری است. این فرآیند باید برای کارمندان نیز ساده و قابل درک باشد. استفاده از فناوری و نرم‌افزارها برای ارسال اعلان‌ها، یادآور‌های تکمیلی، درخواست‌ها و غیره می‌توانند بسیار کمک‌کننده باشند. همه‌چیز باید کوتاه و ساده باشد. هدف مدیریت عملکرد ارائه بازخورد است، نه یادگیری فرآیندهای پیچیده و دشوار. با به‌کارگیری اینگونه اعلان‌ها و هشدارها، مدیریت عملکرد هم برای مدیران و هم برای کارمندان در اولویت قرار می‌گیرد.
