مقدمه
بسیاری از شرکت‌های کوچک و بزرگ طی دهه‌های اخیر به شکلی فزاینده روی به سوی برونسپاری منابع انسانی آورده‌اند. به‌طور کلی برونسپاری منابع انسانی به فرایندی گفته می‌شود که در آن مهارت‌ها و خدمات قابل ارائه از سوی منابع انسانی، از جایی خارج از سازمان تامین شود. یعنی به جای آنکه واحد منابع انسانی یا تیم منابع انسانی مستقر در سازمان خود داشته باشیم، همان خدمات را، چه بسا با کیفیتی بالاتر، از سازمانی دریافت کنیم که به شکل تخصصی در حوزه منابع انسانی متمرکز است.
برونسپاری منابع انسانی، مانند هر تصمیم استراتژیک دیگری، هم می‌تواند پیامدهای مثبت برای سازمان به همراه داشته باشد، و هم اینکه منجر به تبعاتی ناگوار گردد. اینکه کدامیک از دو حالت بالا اتفاق می‌افتد، کاملا به این بستگی دارد که دید صحیحی نسبت به چرایی و چگونگی اجرای برونسپاری داشته باشیم. اگر به درستی ندانیم چرا باید گاهی دست به برونسپاری بزنیم، و چگونه پروژه برونسپاری را مدیریت کنیم، طبیعتا نباید انتظار داشته باشیم به نتایج دلخواه دست یابیم. در سوی مقابل، اگر مشکلات‌مان را به روشنی شناسایی، و اهدافی عملیاتی برای برطرف کردن آنها تعریف کرده باشیم، نه تنها برونسپاری می‌تواند کمک حال‌مان باشد، بلکه گاهی حتی منجر به نتایجی خارج از انتظار می‌شود. شاید مطالعه موارد زیر کمک کند دید بهتری از برونسپاری و چگونگی اجرای آن به دست آوریم.
چه حوزه‌هایی از منابع انسانی قابل برونسپاری هستند؟
درصورتی که ارائه خدمات به شرکتی واگذار شود که از کیفیت و سابقه‌ای قابل قبول برخوردار است، اصولا می‌تواند صفر تا صد تمامی فرایندهای منابع انسانی را به شما ارائه کند. با این‌حال، اغلب گفته می‌شود بهترین فرایندها برای برونسپاری آنهایی هستند که اهمیت حیاتی برای سازمان ندارند و یا جزو موارد محرمانه نیستند. به هرتقدیر با بررسی گرایش سازمان‌های گوناگون برای برونسپاری درمی‌یابیم که موارد زیر جزو رایج‌ترین فرایندها برای برونسپاری هستند:
مدیریت حقوق و مزایا
مدیریت کارکرد
خدمات بیمه تامین اجتماعی و بیمه تکمیلی
مدیریت عملکرد
آموزش
برونسپاری منابع انسانی برای چه سازمان‌هایی مناسب‌تر است؟
اگرچه تمامی سازمان‌ها، در هر حد و اندازه‌ای که باشند، به شکل مستمر از تمام با بخشی از خدمات برونسپاری منابع انسانی استفاده می‌کنند، اما برونسپار کردن کامل فرایندهای منابع انسانی برای شرکت‌های کوچک‌تر توجیه بیشتری دارد. سازمان‌های بزرگتر اگرچه تیم‌های قوی منابع انسانی دارند، اما عموما دست به برونسپاری آن دسته فرایندهایی می‌زنند که اجرای‌اش برای خودشان توجیهی ندارد. برای نمونه آموزش را درنظر بگیرید، اگر سازمانی بخواهد به تنهایی برنامه آموزشی‌اش را اجرا کند، باید از استخدام مدرس، اجاره فضا، تهیه امکانات آموزشی و ده‌ها مورد دیگر را پیگیری کند. چرا به جای این همه هزینه مالی و انسانی، با یک یا آموزشگاه با اساتید متنوع‌تر همکاری نکند؟
اما در شرکت‌های کوچک، اوضاع کمی فرق دارد. شرکت‌های کوچک همواره با محدودیت منابع مالی و منابع انسانی مواجه هستند و درصورتی که بخواهند واحد منابع انسانی خود را، در سطح قابل قبول داشته باشند هزینه‌های گزافی برآنها تحمیل خواهد شد. بنابراین در بسیاری از موارد برای آنها معقول‌تر است که تمامی فرایندهای منابع انسانی خود را برونسپار کنند، چراکه بدین ترتیب می‌توانند:
تمرکز خود را به جای امور اداری بر رشد سازمان معطوف کنند
برنامه جامعی برای نگهداشت و انگیزش کارکنان داشته باشند
در راستای استاندارهای قانونی (قانون کار، تامین اجتماعی) حرکت کنند
مزایای برونسپاری منابع انسانی چیست؟
درصورتی که اجرای برونسپاری به شرکتی با کارنامه‌ای قابل قبول سپرده شود، می‌توانید مطمئن باشید از مزایای بیشماری برخوردار خواهید شد. نیروهای سازمان ارائه دهنده خدمات که نه به آموزش خاصی از جانب شما نیاز دارند، و نه لزومی دارد چندماهی را صرف جامعه‌پذیر کردن آنها کنید، به سرعت وارد عمل شده، مسایل را شناسایی کرده و بهترین راه‌حل‌ها را پیشنهاد می‌دهند. اما این تمامی ماجرا نیست؛ برونسپاری همچنین می‌تواند چشم‌اندازهای تازه‌ای در برابر شما قرار دهد که در صورت بهره‌برداری از آنها می‌توانید موجبات رشد و توسعه سازمان را مهیا کنید. چند مورد از مهمترین مزایای برونسپاری به شرح زیر هستند:
هزینه‌ها و خدمات قابل ارائه در برونسپاری انعطاف‌پذیر هستند
به طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها و تخصص‌ها دسترسی خواهید داشت
به نمونه‌های موفق (Best Practice) صنعت خود دسترسی خواهید داشت
تیم منابع انسانی موجود شما از کارهای تکراری و زمان‌بر فاصله گرفته و بیشتر بر موضوعات استراتژیک متمرکز می‌شود
از طریق شبکه روابط شرکت ارائه دهنده خدمات برونسپاری با فرصت‌های بیشماری در بازار آشنا خواهید شد
کیفیت عملیات منابع انسانی به شکل چشمگیری بهبود می‌یابد
به‌روزترین روش‌ها و تکنولوژی‌های منابع انسانی را در سازمان خود بومی‌سازی خواهید کرد
موانع برونسپاری
اگرچه برونسپاری منابع انسانی روی‌هم‌رفته می‌تواند مزایای فراوان و موقعیت‌های جدیدی برای شما به ارمغان آورد، اما گاهی موانعی در درون سازمان وجود دارند که باعث می‌شوند نتیجه مورد انتظار از برونسپاری به دست نیاید. شناسایی این موانع داخلی، و برنامه‌ریزی برای مرتفع کردن آنها نقش به‌سزایی در موفقیت پروژه برونسپاری دارد هستند. از جمله مهمترین موانع می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
آماده نبودن افراد و سیستم‌ها
تفاوت فرهنگی میان سازمان شما و شرکت ارائه دهنده خدمات برونسپاری
مقاومت درون سازمانی، بویژه مقاومت واحد منابع انسانی
کاهش انگیزه کارکنان موجود (به دلیل ترس از دست دادن شغل)
دشواری در نظارت و مدیریت شرکت ارائه‌دهنده خدمات
نتیجه‌گیری
برونسپاری یکی از بهترین روش‌ها برای تامین دانش، تخصص و کار مورد نیاز در سازمان است. اگر فعالیتی در سازمان‌تان وجود دارد که جزو امور محرمانه نیست، و شخص یا شرکتی را می‌شناسید که آنقدر تخصص دارد که بتواند به خوبی از پس کار بیاید، و البته حاضر است در قبال قیمتی منصفانه آن را ارائه کند، بهتر است کمی جدی‌تر به امکان برونسپار کردن فرایندها فکر کنید. شاید شناسایی و لیست کردن فعالیت‌های جاری، بررسی امکان برونسپار کردن و همچنین بررسی موانع احتمالی برونسپاری نقطه آغاز مناسبی باشد.
