در بخش اول مقاله مقدماتی را در مورد رقابت و اهمیت آن برای سازمان های امروزی گفتیم. در ادامه موانع چابکی سازمان و راهکارهای اولیه برای چابک سازی را مرور خواهیم کرد. در این متن از نمونه های خارجی که در مطالعات موردی ذکر شده است استفاده کرده ایم.
سه مانع مهم برای چابکی سازمانی
یکی از بزرگترین چالش‌های مربوط به چابکی سازمانی این است که علاوه بر سرعت عرضه به بازار باید با یک محصول معرکه و سرویس عالی ظاهر شود. چابکی نیاز دارد که سازمان‌ها نه تنها به سرعت حرکت کنند بلکه بتوانند به سرعت خود را تغییر دهند و به سرعت در حال تغییر محیط باشند. مشتریان خواستار خدمات شخصی 24/7 هستند. کسب و کارهای رقابتی می‌توانند در همسایگی یا سر تا سر جهان باشند، با قیمت‌گذاری و در دسترس بودن که ممکن است آنچه شما می‌توانید ارائه دهید را مختل یا خراب کند. روز بعد، تحویل رایگان یک انتظار عادی حساب می‌شود نه یک عامل تمایز. تکنولوژی به سرعت در حال تکامل است چنانچه می‌تواند به شما کمک کند و یا آسیب بزند. جمع‌آوری داده‌ها به طور مداوم در حال افزایش است اما قدرت این داده‌ها ممکن است به طور کامل مهار نشود اگر نتوانید به خوبی آن را تحلیل کنید – حتی ممکن است برای دسترسی به آن دچار مشکل شوید!
سه مانع بزرگ بر سر راه رسیدن سازمان به چابکی و جلوگیری از رقابت عبارتند از:
۱. سیستم‌های جزیره‌ای
۲. دیده‌شدن
۳. انعطاف‌پذیری برای کار کردن به شیوه‌ای که شما پربار و موفق هستید
این‌ها ممکن است تنها موانعی نباشند که سازمان شما با آن مواجه است، اما اگر مورد توجه قرار گیرد، بهبود در عملکرد سازمان خود را به عینه خواهید دید.
آیا مدیریت کار مشارکتی (Collaborative) را امتحان کرده‌اید؟
ابزارهای مدیریت کار مشارکتی می‌توانند این کشمکش و چند مشکل دیگر را حل کنند. این ابزارها تیم‌ها را قادر می‌سازند به جای تلف کردن وقت بین «ابزارهای بهره‌وری» مانند ایمیل و چت و به زور کشاندن اطلاعات به نرم‌افزارها، در یک مکان واحد ارتباط برقرار کرده و با آنها همکاری کنند.
رئیس و تحلیلگر اصلی Forrester، مارگو ویستاشنو، ابزارهای مدیریت مشارکتی را «نقاط همکاری» نامیده است. او توضیح داد: «اگر شما محتوای دیجیتالی، یک برنامه بازاریابی و یا حتی یک فرآیند کسب‌وکار قابل تکرار مانند همراه کردن مشتری را ارایه کنید، این ابزارها به اندازه کافی انعطاف‌پذیر هستند که شما بتوانید فعالیت‌های خود را برنامه ریزی کرده و به افرادی که نیاز دارند اطلاعات را به اشتراک بگذارند و یا نیاز به مشارکت در پروژه‌ها داشته باشند، دسترسی پیدا کنید».
۸۶ درصد از حدود ۱۴۰۰ مدیر اجرایی، اساتید و کارمندانی که توسط Salesforce مورد نظرسنجی قرار گرفتند، عدم همکاری یا ارتباط ناکارآمد را به عنوان دلیل شکست‌های شغلی ذکر کردند. همکاری و همسویی ضرورتا باعث عدم شکست شما نمی شود. در اینجا نمونه‌هایی از جهان واقعی از این که چگونه مدیریت کار مشارکتی، شرکت‌ها را قادر به چابک بودن، مرتبط بودن و رقابت می‌کند، آورده شده است.
سیستم‌های جزیره‌ای چیزی از گذشته هستند
اغلب شرکت‌ها با سیستم‌های پراکنده مبارزه می‌کنند. پروژه‌ها، پارامترها و آخرین وضعیت‌ها در ایمیل، فایلها، اکسل، پایگاه‌های اطلاعاتی و گزارش‌ها وجود دارند. سیستم‌ها با هم ارتباط برقرار نمی‌کنند و ساعت‌ها طول می‌کشد تا اطلاعات گردآوری شوند. هیچ جایی برای پیدا کردن تمام چیزهایی که برای تکمیل یک پروژه نیاز دارید وجود ندارد. زمان می‌برد و اغلب به مقداری فشار نیاز است تا کار را به جلو حرکت دهد. این برای یک سازمان چابک کافی نیست.
با یک نرم افزار مدیریت کار مشارکتی (Collaborative Tools)، هر ارتباط، سند، اظهار نظر، و به روز رسانی در یک مکان موجود هستند. هر کسی در هر زمانی می‌تواند در دسترس باشد. کارکنان می‌توانند به سرعت آخرین وضعیت را بررسی کنند، به سرعت جلو بروند، و مشخص کنند که چه کاری باید در آینده انجام شود بدون اینکه برای برنامه‌‌ریزی یک جلسه یا برای یافتن اطلاعات وقت خود را هدر بدهند.
اوگیلوی- استرالیا، که یکی از بزرگترین سازمان‌های تبلیغاتی در دنیا بود، می‌خواست فرآیند «خلاصه ابتکار» خود را بهینه‌سازی کند. خلاصه ابتکار روشی است که مشتریان نیازهای خود را به تیم طرف حساب منتقل می‌کنند، و از آن برای ارتباط با تیم خلاقی که کار را انجام می‌دهد استفاده می‌کنند. خلاصه‌ها را می توان در جلسات و یا در ایمیل، با افرادی که در اتاق دیده نمی‌شوند تولید کرد. اوگیلوی استرالیا می‌خواست هر گام از این فرآیند را به طور خودکار در تمام پروژه‌ها، از جمله همکاری، تغییرات، و توافقات و همچنین تاییدات هر یک از ذینفعان به منظور دستیابی به سهولت در دستیابی به کار و عضو جدید تیم، به طور خودکار پیگیری کند.
اوگلیوی با رایک همکاری کرد تا یک فرم درخواست سفارشی تهیه کند تا اطمینان حاصل کند که تمام اطلاعات به طور مداوم ضبط می شود. اشلی ریسستروم، مدیر ارشد تولید در اوگلیوی استرالیا گفت: «هر چیزی که من در رایک می‌بینم، زنده و در وضعیت فعلی اش است، که برای من یک مزیت بزرگ است، ما می توانیم به کارمان بپردازیم، و به آخرین نظرات به سرعت نگاهی بیندازیم».
یک ابزار مدیریت کار مشارکتی می‌تواند تنها منبع واقعیت شما باشد. این می‌تواند شکاف‌های جغرافیایی را پر کرده و دید سریع و آسانی را فراهم آورد. برای نوژن، که تیم خود را قادر ساخته است تا به جای ردیابی اطلاعات، بر روی تحویل به موقع و تجربه مشتری تمرکز کند. «همتیک» یک مکان متمرکز را فراهم می کند که به نوژن اجازه می دهد تا حجم زیادی از کارها را در یک محل واحد مدیریت کند و به راحتی از بهره‌وری کارها گزارش ارائه کند. استفاده از یک نرم افزار مدیریت کار مشارکتی کمک می کند تا موانع را با عمل کردن به عنوان یک منبع واقعیت ها کنترل کنیم. به طوری که همه در تمام واحدها به هر چیزی که ما از طریق همتیک انجام می‌دهیم، دسترسی داشته باشند. این یک روش آسان برای همه می باشد، مهم نیست که در کدام واحد قرار دارند بلکه به موازات صدای واحد و هدف شرکت فعالیت می کنند.
تیم خود را هماهنگ کنید – سریع
بسیاری از سازمان‌ها با دغدغه های چندگانه در حال مبارزه رقابت هستند. شفافیت برای همسویی تیم و حفظ «آماده-رفتن» مهم است، اما دانستن آنچه که همیشه با همه در حال جریان است، آسان نیست. چالش در تیم‌های از راه دور چند برابر است. برای مثال:
ابزارهایی وجود دارند که می‌توانند این اطلاعات را در سیستم‌های جداگانه فراهم کنند، اما باز هم زمان می‌برد تا داده‌ها را از سیلوهای اطلاعاتی مختلف جمع‌آوری کرده و یک تصویر کامل را تدوین کند. و این امر کارمندان را از کارهایی که جهت را تعیین می‌کنند، دور می کند، و این بدان معناست که شما ممکن است توانمندی کمتری برای چابکی داشته باشید. ابزارهای مدیریت کار مشارکتی، چندین ابزار مدیریت منابع را در یک سیستم ترکیب می‌کنند، بنابراین کنترل حجم کار و بودجه آسانتر می‌شود. ابزار کار مشارکتی همچنین باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و تیم شما می‌تواند کارآمدتر باشد.
به عنوان یک تجربه، دلونگی یک برند جهانی معروف به تولید قهوه، پخت و پز و نگهداری محصولات خانگی است. در هنگام اجرای یک پروژه طراحی مجدد وب سایت، که تیم‌هایی را در سراسر اروپا و یک فروشنده در نپال دخیل می‌دانند، تسهیل ارتباطات برای موفقیت حیاتی شد. این تیم همچنین به یک راه‌حل برای مدیریت تعداد رو به رشد تقاضا در صف نیاز داشت که از طریق ایمیل، تماس‌های تلفنی و چت کردن اداره می‌شد.
به گفته ریچارد مارتین سول، مدیر گروه سیستم‌های دیجیتال در DeLonghi: «رایک به این معنی است که در عین اینکه می‌توانم هر روز تمام رخدادها را مدیریت کرده، در هر روز به صورت مجزا کارهایی را انجام دهم که واقعا مهم و ضروری هستند». «تیم مرکزی ما کوچک است و ما زمان زیادی را به دست آوردیم، که به این معنی است که ما قادر خواهیم بود کار بیشتری انجام دهیم».
یا به طور مثال یک تیم بازاریابی با سیلی از درخواست‌ها، چالش‌های حضوری، و چالش با مدیریت بازبینی‌ها، نظرات و مصوبات در مورد محتوا سروکار دارد. پست الکترونیک دیگر یک ابزار مدیریت پروژه موثر نیست و به یک راه‌حل انعطاف‌پذیر و شهودی نیاز است که به این چالش‌ها پاسخ دهد و همکاری و ارتباطات داخلی را بهبود بخشد. بدون یک سیستم مدیریت کار مشارکتی، یک پروژه پر زحمت که ۱۰۰ درصد از طریق ایمیل هماهنگ می شود را در نظر بگیرید. به راحتی می توان برآورد کرد که هر عضو تیم حدودا 400 ایمیل در هر ماه دریافت می‌کند. با استفاده از یک نرم افزار، همه بازخوردها در این ابزار پیگیری می‌شوند، بنابراین پاسخ دادن به سوالات بسیار آسان است. دیگر لازم نیست درگیر 3000 ایمیل باشید.
بهره‌وری در سطح تیم به این معناست که شما و تیم مدیریت‌تان کارآمدتر و موثرتر هستید. و این قطعا منجر به هماهنگی سازمانی گسترده‌تری خواهد شد.
کار خود را انجام دهید – خواه تیم شما همان باشد یا نباشد
ما باید با چیزی که به ما داده شده است کار کنیم، خواه آن استعداد باشد خواه یک ابزاری فنی. با این حال همه ابزارها با هم برابر نیستند، و استفاده از این ابزارها نیز آسان نیست. طرفداران تکنولوژی، طراحی محور هستند (شما می‌دانید که درباره چه کسانی صحبت می‌کنم)، و افرادی که تکنولوژی سنتی را ترجیح می‌دهند، سال‌‌هاست از آنها استفاده می‌کنند. بسیاری از کارکنان تلاش می‌کنند تا ابزارهایی که به آنها داده می‌شود را به شیوه‌ای که می‌خواهند به کار بگیرند و این بدین معنی است که بهره‌وری ممکن است آسیب ببیند.
کارمندان می خواهند بتوانند کار را در قالب‌های مختلف، خواه نمودار، فهرست، جدول یا داشبورد به سبک کانبان (Kanban) مشاهده کنند. بسیاری از ابزارهای فنی فقط یک دیدگاه را پشتیبانی می کنند. ابزارهای مدیریت کار مشارکتی را می توان به راحتی برای سبک‌های کاری موردنظر مختلف پیکربندی کرد و این امر کار را ساده می کند تا دیدی جدید و هماهنگی بهبود یافته برای کار را نمایان کند. داشبورد را ترجیح می‌دهید؟ یک نمودار گانت وابستگی‌های پروژه را نشان می‌دهد؟ تقویم با مهلت‌های زمانی؟ همتیک می تواند همه آنها را به وجود آورد!
قدرت ابزار کار مشارکتی قابلیت چابک‌سازی سازمان را دارد
همانطور که این مثالها نشان داده‌اند، ابزارهای مدیریت مشارکتی یک عامل توانمند چابکی سازمانی هستند. و زمانی که شرکت شما چابک است، شما بهتر می‌توانید رقابت کنید و رقبا را محدود کنید. همتیک یک ابزار کار مشارکتی پیشرو با جامع ترین امکانات است. همتیک از مرزهای بهره‌وری فراتر رفته تا تیم‌ها به طور موثر و محسوس اولویت‌ها را جابجا کنند، در مورد تغییرات تعامل کنند و اهداف سازمان را به سرعت و موثر به دست آورند.
منبع: سپهر ماهان
