یکی از سخت‌ترین گفت و گوهایی که به عنوان یک مدیر تجربه می‌کنید، آن‌هایی است که به فردی با عملکرد پایین باید گوش‌زد کنید که اوضاع کارش خوب پیش نرفته است. در اینجا می‌خواهم راهکاری برای آماده‌سازی به شما معرفی کنم که به شما کمک می‌کند بتوانید این گفت و گو را مدیریت کنید.
سعی کنید از قبل یک بیانیه آغازین بنویسید. برای نوشتن این بیانیه، از خودتان بپرسید چه واقعیت‌هایی وجود دارند که نشانه عملکرد پایین او هستند؟ شاید به همین سادگی باشند که مثلاً در دو یا سه ماه پشت سر هم آمار و ارقام رضایت از پشتیبانی مشتریان افت کرده است. یا اینکه چند کارِ آخر، سر موعد تحویل نشده‌اند.
وقتی واقعیت‌ها به خوبی و شفاف نوشته شدند، باید پیامد منفی عملکرد کارمند خود را به جزییات بنویسید. باید نهایت سعی خود را بکنید که اثری از شماتت در آن نباشد. سرزنش، تحقیر یا هر نشانه‌ای که شما را از مدار همدلی با کارمندتان خارج کند، به سرعت گفت و گوی شما را منفی و سمّی خواهد کرد و ممکن است در تله اصرار و توجیه بیافتید. مثلاً ممکن است بگویید: « من درباره پیامد تعویق پروژه روی تیم یا سایر افرادی که روی ما حساب باز کرده‌اند تا پروژه را سر وقت پیش ببریم، نگرانم.». دقت کنید که چقدر این نحوه بیان متفاوت است با وقتی به کارمند خود بگویید: « وقتی تو موعد تحویل را رعایت نمی‌کنی، همه اذیت می‌شوند و انسجام تیم را به هم می‌زنی!».
وقتی این بیانیه آغازین گفته شد، یک سؤال پایان-باز بپرسید تا ببینید کارمند شما تا چه حد با ارزیابی شما همسو است. سؤالات پایان-باز، سؤالاتی هستند که جواب‌های بله یا خیر ندارند و طرف پاسخگو، در جواب نیاز به توضیح دارد. این سؤالات باید به صورت معنادار و پشت سر هم تا جایی ادامه پیدا کند که طرفین روی جوابی معقول به تعادل برسند. از این نقطه شما می‌توانید با هم درباره این که چه اقداماتی باید انجام شود تا وضعیت عملکرد وی تغییر کند بارش فکری کنید و درباره راه حلی به توافق برسید.
دفعه بعدی که قصد داشتید به کارمندی که انتظارات شما را برآورده نمی‌کند بازخورد بدهید، این راهکار را بیازمایید تا ببینید در حال تجربه مباحثه‌ای هستید که از قبل سازماندهی کرده‌اید، برای آن آماده‌اید و در نقش یک مربّی ظاهر شده‌اید.
