مدیریت پروژه

آیا برای شما هم این سوال پیش آمده باشد که مدیریت پروژه چیست؟

مفهوم پروژه و مدیریت پروژه چیست؟

چه در مدیریت پروژه کاملاً مبتدی باشید و چه سالها تجربه مدیریت پروژه را دارید، مدیریت و تکمیل یک پروژه به موقع و با بودجه آسان نیست. هر پروژه متفاوت است و مجموعه‌ای از چالش‌های مدیریت پروژه را به همراه دارد. صرف نظر از نوع پروژه ای که روی آن کار می کنید، احتمالاً با ضرب الاجل های فشرده و انتظارات بالایی روبرو هستید.

همه چیز در مدیریت پروژه عملی است. برخلاف سایر رشته ها، شما نمی توانید با اشتباه کردن راه موفقیت خود را پیدا کنید. آزمایش فقط شما را سلاخی می کند. برای موفقیت باید اصول را به شدت رعایت کنید. اینجاست که این راهنما به کارتان خواهد آمد.

در همه شرکت‌ها پروژه‌هایی وجود دارد که هر کدام‌شان هدف خاصی دارند و باید در موعد خاصی شروع و در موعد خاصی پایان یابند. به همین منظور باید نکات زیادی در مورد آن‌ها رعایت شود. مدیریت پروژه درست و اصولی می‌تواند باعث پیشرفت یک سازمان بشود در صورتی‌که مدیریت آن به‌صورت غیرحرفه‌ای می‌تواند موجب هدر رفت بودجه‌های سازمان شود. نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ برای اینکه بدانید چگونه مدیریت پروژه را تعریف کنید با ادامه مقاله همراه ما باشید.

همچنین در نظر داشته باشید که این رشته در حدود ۱۰۰ سال قبل برای اولین بار مطرح شد و پس از آن به مرور تکمیل شد. شرکت‌هایی که در ابتدا از این علم استفاده کردند توانستند به مرور زمان پیشرفت‌ چشم‌گیری را در شاخص‌های عملکردی‌شان ایجاد کنند. به همین خاطر به مرور زمان بقیه شرکت‌ها هم این موضوع را استفاده کردند و توانستند مدیریت بهتری بر کارهای‌شان داشته باشند.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های خاص برای ارائه چیزی ارزشمند به مردم است. توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازار جغرافیایی جدید - اینها همه نمونه هایی از پروژه ها هستند.

همه پروژه ها تلاشی موقت برای ایجاد ارزش از طریق یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد هستند. همه پروژه ها شروع و پایانی دارند. آنها یک تیم، بودجه، برنامه و مجموعه ای از انتظارات دارند که تیم باید برآورده کند. هر پروژه منحصر به فرد است و با عملیات معمول - فعالیت های مداوم یک سازمان - متفاوت است، زیرا پروژه ها پس از دستیابی به هدف به نتیجه می رسند.

تغییر ماهیت کار به دلیل پیشرفت های تکنولوژیکی، جهانی شدن و سایر عوامل به این معنی است که به طور فزاینده ای، کار حول پروژه ها با تیم هایی که بر اساس مهارت های مورد نیاز برای وظایف خاص گرد هم آمده اند، سازماندهی می شود.

رهبران این پروژه‌ها حرفه‌ای‌های پروژه هستند - افرادی که عمداً یا بر اساس شرایط از آنها خواسته می‌شود اطمینان حاصل کنند که یک تیم پروژه به اهداف خود می‌رسد. متخصصان پروژه از ابزارها، تکنیک ها و رویکردهای مختلفی برای برآوردن نیازهای یک پروژه استفاده می کنند.

شاید بد نباشه بیشتر درباره مدیریت پروژه چیست مطالعه کنید.

برخی از پروژه ها برای حل سریع مشکلات مورد نیاز هستند، با درک این موضوع که بهبودها در یک دوره زمانی انجام خواهند شد. پروژه‌های دیگر مدت طولانی‌تری دارند و/یا محصول یا نتیجه دیگری تولید می‌کنند که خارج از تعمیر و نگهداری پیش‌بینی‌شده، مانند بزرگراه، نیازی به پیشرفت‌های عمده ندارد.

برخی دیگر ترکیبی از هر دوی این نوع پروژه ها خواهند بود. متخصصان پروژه از مهارت‌ها و دانش‌های مختلفی برای تعامل و ایجاد انگیزه در دیگران برای رسیدن به اهداف پروژه استفاده می‌کنند. متخصصان پروژه برای موفقیت پروژه ها بسیار مهم هستند و برای کمک به سازمان ها در دستیابی به اهداف خود بسیار مورد توجه هستند.

در پایان هر مرحله، یک نقطه تصمیم گیری وجود دارد که در آن ذینفعان تصمیم می گیرند که پروژه را تکمیل کنند یا خاتمه دهند و ضرر و زیان را کاهش دهند.

چرا مدیریت پروژه ها مهم است؟

بر اساس یک نظرسنجی توسط موسسه مدیریت پروژه ( PMI )، تنها 58 درصد از سازمان ها به اهمیت واقعی مدیریت پروژه و اینکه چگونه به آنها اجازه می دهد تا به طور موثر با مسائلی که با آن روبرو هستند برخورد کنند، می دانند.

جدای از تحریک بهره وری، بهبود شفافیت پروژه و ارائه چشم انداز روشن به تیم، مدیریت پروژه می تواند مزایای زیر را در جدول به ارمغان بیاورد:

ارتباط موثر
مدیریت کارآمد منابع
بهبود رضایت مشتری
انعطاف پذیری و تحمل ریسک بالاتر
بهبود روحیه تیم
کیفیت بهتر خروجی
یادگیری گذشته نگر

ویژگی‌های اصلی یک پروژه

پروژه ها موقتی هستند یعنی در زمان مشخصی آغاز می شوند و در مدت مشخصی هم باید به پایان برسند.
هر پروژه اهداف معینی را دنبال می کند که باید با کیفیت مناسب و از پیش تعریف شده ای تحقق پیدا کنند.
یک پروژه منحصر به فرد است یعنی مجموعه ای از اقدامات روتین نیست بلکه مجموعه اقداماتی ست که جهت نیل به یک هدف منحصر به فرد طراحی شده است. بنابراین تیم یک پروژه از افرادی تشکیل می شود که معمولا با هم کار نمی کنند اما تجمیع اقدامات آن ها هدف نهایی را برآورده می کند. گاهی اوقات تیم یک پروژه حتی از افراد و سازمان های گوناگون از منلطق مختلف جهان تشکیل می شود.
هر پروژه با محدودیت هایی روبروست. پروژه باید در زمان محدود با توجه به بودجه ی در دسترس به گونه ای انجام شود که کیفیت مد نظر برآورده گردد.
و عدم قطعیت مسیر انجام یک پروژه از قبل کاملا مشخص نبوده و مثل راه رفتن در یک جاده ی مه آلود است. همین ویژگی یکی از تمایزات پروژه با عملیات و تولید را نشان می دهد. در کار تولیدی مسیر مشخص است و فرآیند ها به تناوب تکرار می شوند اما در طول پروژه شاید بارها مجبور به تغییر مسیر و تعریف مجدد فرآیند ها باشیم. برای مثال می توان احداث یک کارخانه ی کفش (پروژه) را با تولید کفش در آن کارخانه (عملیات تولید) مقایسه کرد.

مدیریت پروژه چگونه به وجود می آید؟

تاریخچه مدیریت پروژه این است که از زمانی که انسان ها وجود داشته اند وجود داشته است - از اختراع چرخ گرفته تا ساخت اهرام جیزه تا توسعه دستگاهی که شما در حال خواندن این مطلب هستید. همه این «پروژه‌ها» نیاز به برنامه‌ریزی داشتند، افراد خاصی برای نظارت بر آن‌ها، حامی مالی و افرادی که روی آن‌ها کار می‌کردند داشتند. ما فقط آنها را پروژه نمی نامیم .

محدودیت‌های پروژه مانند محدوده و حجم کار در آن زمان در نظر گرفته نمی‌شد، اما بودجه و زمان‌بندی پروژه وجود داشت. این عمل در 100 سال گذشته با روش‌شناسی‌هایی که با کتاب اصول مدیریت علمی فردریک تیلور در سال 1911 شروع شد، اصلاح‌تر شد.

هنری گانت نمودارهای گانت را در سال 1917 معرفی کرد. تایچی اوهنو تویوتا شکل ابتدایی کانبان و لین را در واحدهای تولیدی خود در دهه 1950 پیاده سازی کرد. موسسه مدیریت پروژه در سال 1969 تشکیل شد. در طول سال ها، با تغییر ماهیت بازار، روش های جدیدتری مانند Agile معرفی شدند که فرآیند مدیریت پروژه را بیشتر اصلاح کردند.

پنج مرحله مدیریت پروژه چیست؟

مراحل مدیریت پروژه وظایف، رفتارها و مجموعه مهارت های مختلفی هستند که برای ایجاد پروژه های موفق ضروری هستند.

1. شروع

مرحله شروع پروژه با تعیین انتظارات سطح بالا مانند اینکه چرا یک پروژه مورد نیاز است، امکان پذیر است یا نه، و آنچه برای تکمیل پروژه لازم است، شروع یک پروژه را نشان می دهد.

خروجی های این مرحله شامل تاییدیه های مورد نیاز ذینفعان برای ادامه مرحله بعدی، مستندات مربوط به نیازهای پروژه (مورد تجاری) و برآوردهای تقریبی زمان و منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه ( منشور پروژه ) و لیست اولیه ذینفعان می باشد.

2. برنامه ریزی

در مرحله برنامه ریزی، مدیران پروژه محدوده پروژه ، چارچوب زمانی و ریسک ها را به تفصیل شرح می دهند. کامل بودن و تداوم اجزای اصلی یک طرح پروژه موفق است .

خروجی های این مرحله شامل طرح تفصیلی پروژه، طرح ارتباطی پروژه (در صورت عدم وجود طرح پروژه)، خط پایه بودجه، زمان بندی پروژه، اهداف پروژه فردی ، سند محدوده، و ثبت سهامداران به روز شده است.

3. اجرا

در مرحله اجرای پروژه ، اعضای تیم پروژه از طریق ارتباط مناسب پروژه هماهنگ و هدایت می شوند تا کار را همانطور که در برنامه مدیریت پروژه مصوب توضیح داده شده انجام دهند.

علاوه بر این، این مرحله تخصیص و مدیریت مناسب سایر منابع پروژه مانند مواد و بودجه را نیز پوشش می دهد. محصولات تحویلی پروژه خروجی مرحله اجرا هستند.

4. نظارت و کنترل

در مرحله نظارت و کنترل پروژه ، زمان، هزینه و عملکرد پروژه در هر مرحله با هم مقایسه می‌شود و تنظیمات لازم در فعالیت‌ها، منابع پروژه و برنامه‌ریزی برای حفظ کارها در مسیر درست انجام می‌شود.

خروجی‌های این مرحله شامل گزارش‌های پیشرفت پروژه و سایر ارتباطات است که پایبندی به برنامه‌های پروژه را تضمین می‌کند و از نقاط عطف بزرگ‌تر و اختلالات ضرب‌الاجل جلوگیری می‌کند.

5. بسته شدن یا تکمیل

فرآیند نهایی کردن پروژه، بررسی محصولات تحویلی پروژه و انتقال آنها به رهبران تجاری، مرحله بسته شدن پروژه در چرخه عمر مدیریت پروژه نامیده می شود.

این مرحله هم برای جشن و هم برای تأمل زمان می دهد. خروجی های این مرحله مدیریت پروژه شامل نتایج تایید شده پروژه و آموخته هایی است که می تواند در پروژه های مشابه در آینده اعمال شود.

رویکردهای محبوب مدیریت پروژه چیست؟

رویکردهای مدیریت پروژه مجموعه ای از فرآیندها، روش ها و ابزارها را برای مدیریت و انجام فعالیت های پروژه ارائه می دهند. آنها ثبات را تضمین می کنند، پیچیدگی ها را ساده می کنند، هزینه ها را کاهش می دهند و خطرات را کاهش می دهند. تعدادی از رویکردهای مدیریت پروژه به خوبی تثبیت شده وجود دارد.

رویکرد مرحله‌ای در مدیریت پروژه
مدیریت پروژه ناب
مدیریت پروژه تکراری و افزایشی
مدیریت پروژه زنجیره بحرانی
برنامه ریزی مبتنی بر محصول
مدیریت مبتنی بر فرآیند
مدیریت تولید پروژه

رویکرد مدیریت پروژه فازی

رویکرد مرحله‌ای بهترین انتخاب برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده است که به دلیل محدودیت‌های خارجی پروژه باید به صورت مرحله‌ای اجرا شوند . در این رویکرد، هر مرحله از شروع تا بسته شدن، از هر پنج حوزه فرآیندی عبور می کند. در پایان هر مرحله، تمام کارها ارزیابی شده و به صورت متوالی به مرحله بعدی تحویل داده می شود.

رویکرد مرحله ای اغلب به عنوان یک آبشار یا مدل سنتی نامیده می شود . این یک انتخاب ایده آل برای پروژه های کوچک و به خوبی تعریف شده است. ابهامات و خطرات موجود با پیچیدگی و اندازه پروژه افزایش می یابد.

مدیریت پروژه ناب

مدیریت پروژه ناب یک رویکرد داده محور است که بر بهبود فرآیند و حذف ضایعات از طریق استفاده کارآمد از منابع (هزینه، زمان و افراد) تمرکز دارد. این رویکرد مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی دقیق، مستندات بصری غنی، تجزیه و تحلیل مستمر و بهبودهای مکرر فرآیند می شود. یک پروژه در صورتی ناب تلقی می شود که از اصول اولیه ناب پیروی کند .

چرخه دمینگ (PDCA)، شش سیگما ناب (DMEDI)، نقشه برداری جریان ارزش (VSM) و روش کانبان برخی از محبوب ترین رویکردهای مدیریت پروژه ناب هستند. اکثر کسب و کارها به سمت نگاشت جریان ارزش گرایش دارند زیرا به آنها تجسم دقیق و دقیقی از تمام مراحل پروژه ارائه می دهد.

دوره آموزشی مدیریت پروژه چابک ناب

نگاشت جریان ارزش (VSM) یک ابزار قدرتمند و دو بعدی است که یک تحول ناب را از منظر تصویر بزرگ ثبت و هدایت می کند. این نه تنها به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کل زمان هدایت پروژه را درک کنند، بلکه زمان هدایت و زمان چرخه فردی را نیز نشان می‌دهد و تصویر واضحی از ضایعاتی که جریان پروژه را مهار می‌کنند ارائه می‌کند.

با مشاهده و درک جریان بصری یک پروژه، سازمان ها می توانند ضایعات ناب را حذف کنند ، زمان پردازش اداری را کاهش دهند و به طور مداوم به ضرب الاجل ها و اهداف پروژه برسند.

مدیریت پروژه تکراری و افزایشی

رویکرد تکراری و افزایشی یک روش مدیریت پروژه مبتنی بر تغییر است که برای مدیریت تغییرات و کاهش ریسک‌های ذاتی پروژه ایجاد شده است . این متدولوژی مدیریت پروژه یک انتخاب عالی برای پروژه های در مقیاس بزرگ و چند شرکتی با الزامات مبهم و درجه ریسک بالا است.

اغلب برای توسعه نرم افزار استفاده می شود. طیف گسترده ای از رویکردهای مدیریت پروژه مانند مدیریت پروژه چابک ، مدیریت پروژه شدید و موارد دیگر از رویکرد افزایشی و تکراری تکامل یافته اند.

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM) برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شود و در عین حال فضایی را برای محدودیت‌های منابع (پرسنل، تجهیزات و غیره) فراهم می‌کند. این بر اساس تئوری محدودیت ها (TOC) است که بیان می کند که یک زنجیره تنها به اندازه ضعیف ترین حلقه آن قوی است.

در CCPM، با افزودن بافرها به منابع ذاتی و وابستگی های وظایف پروژه، از تاخیر پروژه جلوگیری می شود .

رویکرد برنامه ریزی مبتنی بر محصول PRINCE2

برنامه ریزی مبتنی بر محصول، یک رویکرد مدیریت پروژه ساختاریافته است که بر خروجی ها و محصولات قابل تحویل پروژه (از جمله محصولات میانی) تمرکز می کند، برخلاف رویکردهای سنتی که بر فعالیت ها و وظایف تمرکز دارند. از آنجایی که تعداد تحویلی ها بسیار کمتر از وظایف است، تعریف و ترتیب آنها به روشی منطقی نسبتاً آسان است. متدولوژی PRINCE2 رایج ترین پیاده سازی این رویکرد است.

مدیریت پروژه مبتنی بر فرآیند

مدیریت پروژه مبتنی بر فرآیند به مدیران پروژه این امکان را می دهد که پروژه هایی را ایجاد، مدیریت و بهبود بخشند که با چشم انداز، ماموریت و ارزش های اصلی یک کسب و کار هماهنگ باشد. تمامی فعالیت ها و اهداف پروژه به گونه ای طراحی شده اند که در دستیابی به مهمترین اهداف سازمانی کمک کنند.

مدیریت تولید پروژه

مدیریت تولید پروژه (PPM) یک رویکرد استراتژیک است که از نظریه ها و اصول علم عملیات برای درک بهتر و بهینه سازی تحویل پروژه استفاده می کند.

چیزی که PPM را منحصر به فرد می کند این واقعیت است که از داده های واقعی از فعالیت های پروژه برای پیش بینی محدودیت ها و تعیین آنچه می توان واقعاً به دست آورد استفاده می کند. همچنین به طراحی مکانیسم های کنترلی مناسب برای بافر تنوع کمک می کند.

دلایل اصلی شکست پروژه چیست؟

هر پروژه قابل دوام به دلیل یکی از پنج دلیل ذکر شده در زیر مستعد شکست است:

کمبود منابع - منابع ناکافی برای تکمیل پروژه.
چارچوب زمانی نامناسب - مشکل در تکمیل پروژه در زمان مقرر.
اهداف نامشخص - فقدان مستندات دقیق می تواند منجر به نتایج نامناسب شود.
انتظارات ذینفعان با مدیریت ضعیف – تغییرات محدوده پروژه که مورد توافق ذینفعان قرار نمی گیرد و باعث ایجاد دیدگاه های متفاوتی در مورد کیفیت، زمان یا بودجه می شود.
مدیریت ریسک ناکافی - عدم تعیین ریسک مرتبط با هر پروژه می تواند باعث شکست پروژه شما شود.

هیچ کس پروژه ای را با امید به شکست شروع نمی کند، با این حال اکثر پروژه ها زمانی شکست می خورند که مدیران پروژه نیاز به ساده سازی تکنیک های مدیریت پروژه خود را نادیده بگیرند

آدرس لینکدین من:

اینجا کلیک کن

آدرس سایت آکادمی احمدزاده:

اینجا کلیک کن

مدیریت چابک:

https://www.ahmadzadeh.academy/category/article/project-management-article/

حتما مقاله های زیر رو مطالعه کنید: