تفاوت BPM و RPA

دو مفهوم RPA و BPM از جهات مختلفی متفاوت هستند اما مهم‌تر از همه، RPA مجموعه خاصی از وظایف را خودکار می‌کند، در حالی که BPM تعیین می‌کند چه وظایفی باید خودکار شود و مراحل مورد نیاز برای حذف و یکپارچه‌سازی آن وظایف.

اتوماسیون فرآیند رباتیک RPA چیست؟

نرم‌افزار قابل برنامه‌ریزی RPA یا ربات‌ها، وظایف دستی، تکراری و مبتنی بر قوانین را با تقلید از روش کلیک و تایپ انسان از طریق برنامه‌های تجاری معمولی خودکار می‌کند و کارمندان را آزاد می‌کند تا بر روی وظایف مهم‌تر کار کنند. RPA همچنین می‌تواند دسترسی به سیستم‌های قدیمی که فاقد API مدرن هستند را خودکار کند.

پیاده سازی های اولیه RPA تا حدودی شکننده و غیر قابل انعطاف بودند، که تعداد ربات های مستقر در بسیاری از مشاغل را محدود می کرد. در نتیجه، گارتنر اصطلاح hyperautomation را به عنوان راهی برای توصیف مجموعه ای از فناوری ها برای خودکارسازی ربات ها در مقیاس ابداع کرد. هایپراتوماسیون فناوری های مختلف را برای ایجاد گردش کار خودکار بیشتر در برنامه هایی مانند فرآیندکاوی، یادگیری ماشین و محیط های توسعه کم کد/بدون کد ترکیب می کند.

مدیریت فرایند کسب و کار BPM چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار رویکردی است که به شرکت ها کمک می کند تا نحوه عملکرد خود را بهتر درک کرده و بهبود بخشند تا بتوانند گردش کار را ساده کنند، بهره وری کلی را افزایش دهند، ضایعات را حذف کنند، هزینه ها را کاهش دهند و چابکی، مقیاس پذیری و کارایی فرآیند را افزایش دهند. این مبتنی بر رویکرد مدیریت علمی اولیه توسط فردریک وینسلو تیلور، با تکنیک‌های مدرن‌تر برای بهبود کیفیت و کارایی است که توسط پیتر دراکر و مدیریت کیفیت جامع و روش‌های شش سیگما برای بهبود فرآیند پیشگام شده است.

مدیریت فرایند کسب و کار به طور سنتی از متخصصان فرآیند خواسته است تا به صورت دستی نمودارهای فرآیند را با مشاهده و مصاحبه با ذینفعان مدلسازی کنند. این نمودارها اغلب به عنوان نماد مدل سازی فرآیند کسب و کار با استفاده از ابزارهای نمودار بصری مانند مایکروسافت ویزیو ثبت می شدند. فایل های به دست آمده ثابت بودند و برای پیاده سازی نیاز به کار بیشتری داشتند. اما این رویکرد با ابزارهای بهتر برای ثبت خودکار فرآیندها، برجسته کردن فرصت‌ها برای بهبود و اجرای گردش‌های کاری جدید شروع به تغییر کرده است.

رویکرد BPM به همان اندازه که یک رشته فنی است، فرهنگی نیز محسوب می‌شود. برای بهبود فرآیندها، کارکنان باید مایل به پذیرش تغییر و حذف وظایف غیرضروری و در عین حال افزودن وظایف جدید باشند.

نحوه استفاده از هر مفهوم به طور جداگانه و با هم: RPA و BPM

• تاکتیکی در مقابل استقرار استراتژیک

بیشتر ابتکارات RPA با فرآیند BPM شروع می شود تا یک نمای کلی از عملیات کسب و کار را به تصویر بکشد. جفری براون، مدیر ارشد اتوماسیون دیجیتال در مشاوره مدیریت جهانی SSA & Company، استدلال می‌کند: «نوعی BPM پیش‌نیاز هر استقرار RPA است، زیرا نمی‌توان چیزی را که نمی‌فهمد با موفقیت خودکار کرد.

معمولاً RPA از نظر تاکتیکی به عنوان یک باند کمک برای یک مشکل استفاده می شود تا زمانی که یک پلت فرم مناسب پیاده سازی شود یا یک نقشه راه فناوری طولانی مدت نتیجه دهد. مدلسازی فرآیند می‌تواند بسیار هدفمند باشد. براون گفت، نقشه کامل فرآیند کسب و کار، ابزاری عالی برای کشف و اولویت بندی فرصت های RPA است.

• اتوماسیون در مقابل نظارت و تجزیه و تحلیل

هر دو مورد RPA و BPM در هنگام استقرار و نظارت بر فرآیندهای خودکار به صورت مکمل کار می کنند. آیزاک گولد، مدیر تحقیقات در Nucleus Research توضیح داد: "RPA به جنبه اتوماسیون BPM، مانند قالب بندی داده ها و فشار دادن و کشیدن اطلاعات از چندین سیستم اشاره دارد." BPM شامل طراحی گردش کار، نظارت و تجزیه و تحلیل وظایف و فرآیندهای RPA است.

برای نمونه بازاریابان ممکن است نیاز داشته باشند که گزارش ماهانه ای از نحوه تأثیر کمپین آنها بر فروش تکمیل کنند. نرم افزار BPM افراد مسئول شروع پروژه را تعیین و به آنها اطلاع می دهد. سپس یک ابزار RPA برای انتقال داده های فروش از یک سیستم CRM یا ERP به یک گزارش ساز فعال می شود. با تکمیل هر مرحله تکراری، نرم‌افزار BPM به‌طور خودکار گزارش‌های پیشرفت را برای تایید به شرکت‌کنندگان پروژه ارسال می‌کند و لایه‌ای از تجزیه و تحلیل اضافه می‌کند تا مدت زمان تکمیل هر مرحله و کارهایی را که به بیشترین نیاز به کار مجدد نیاز دارند را پیگیری کند.

• سریعتر در مقابل فرآیندهای بهتر

رویکرد RPA هر فرآیندی را سریع‌تر می‌کند، از جمله فرآیند بد، در حالی که BPM می‌تواند فرآیند موجود را بهبود بخشد. Miguel Valdes Faura، مدیرعامل و یکی از بنیانگذاران BPM منبع باز و ارائه دهنده پلتفرم توسعه کد پایین Bonitasoft می گوید: «استقرار ربات ها برای خودکارسازی وظایف در یک فرآیند ناکارآمد، فرآیند ناکارآمدی سریع تر را ایجاد می کند. نزدیک شدن به اتوماسیون فرآیند کسب و کار با نگاه کردن به کل فرآیند از طریق اجرای BPM منجر به فرآیند بهتری می شود، جایی که RPA می تواند نقش مهم خود را ایفا کند.

با وجود محبوبیت اخیر RPA، BPM هنوز پایه و اساس فرآیندهای کسب و کار خودکار است. فاورا توضیح داد که BPM فرآیند، ساختارها و داده های تجاری را مدیریت می کند و نحوه کار افراد و سیستم ها را با هم هماهنگ می کند. BPM با استفاده از قابلیت مشاهده و داده‌های فرآیند، بینش‌های استراتژیک را برای بهبود فرآیند و نوآوری ارائه می‌کند.

رویکرد RPA می‌تواند فرآیندهای BPM را با فناوری‌های مشابهی که با سایر پلتفرم‌ها و سیستم‌ها مستقر شده‌اند، متصل کند. فرآیندهای BPM می توانند وظایف را در زمان مناسب و در زمینه مناسب به روبات های RPA واگذار کنند.

• پیاده سازی در مقابل درک

رویکرد RPA در پیاده‌سازی اتوماسیون فرآیند برتری دارد، در حالی که BPM با تعریف، متمرکز کردن و مدیریت جریان‌های کاری فرآیند، درک نحوه عملکرد آن فرآیندها را افزایش می‌دهد. دن شیمرمن، مدیر اجرایی طراحی فرآیند کسب و کار در ارائه‌دهنده پلتفرم مدیریتی Blueprint Software Systems می‌گوید: «BPM در مورد درک چگونگی تکمیل کار در سازمان شما و نحوه ارتباط آن با اهداف تجاری سطح بالاتر است.

دانستن توالی مراحل در فرآیند، هزینه آنها، تعداد دفعات اجرا، تعداد دفعات خطا و تعداد واریانس ها می تواند به بهینه سازی جریان کار کمک کند. شیمرمن افزود، در برخی موارد، بهینه سازی فرآیند و بازآموزی ممکن است ضروری باشد، در حالی که در مواردی که فرآیند مبتنی بر قوانین، بسیار تکرارپذیر و مستعد خطاهای دستی پرهزینه است، استقرار RPA ممکن است مناسب باشد.

رویکرد RPA وظایف ساده، مکانیکی و مبتنی بر قوانین را خودکار می‌کند، اما شرکت‌ها همچنین باید وظایف مبتنی بر تصمیم را با استفاده از اتوماسیون فرآیند هوشمند IPA خودکار کنند. BPM می تواند با ارائه اطلاعاتی در مورد اینکه چه فرآیندهایی باید خودکار شوند و در کجا در این فرآیند می توان هوش مصنوعی و یادگیری ماشین را به کار برد، در طرح های ابراتوماسیونی که شامل RPA و IPA می شود، ایفای نقش کند.

• ضایعات فناوری در مقابل زباله های بوروکراتیک

دو رویکرد RPA و BPM عملیات تجاری را هموار می کنند و انواع مختلف زباله را حذف می کنند. RPA ضایعات را در سیستم‌های فناوری که از ربات‌ها برای تکمیل سریع‌تر و کارآمدتر وظایف نرم‌افزاری استفاده می‌کنند، حذف می‌کند، در حالی که BPM ضایعات را در بوروکراسی یک شرکت و سلسله مراتب انسانی که یک کسب و کار را اداره می‌کنند، حذف می‌کند.

مشاور اصلی در پروژه و تیم مشاوره تحول کسب و کار، Saahil Panikar، خاطرنشان کرد: "BPM یک طرز فکر یا مجموعه ای از اقدامات است، نه یک ابزار، برنامه یا برنامه خاص." پیاده سازی BPM نشان دهنده تغییر قابل توجهی در معماری کسب و کار است که تاثیر کامل آن ممکن است برای مدتی مشخص نشود. ابزارهای BPM به ذینفعان کمک می‌کند تا در طول انتقال، در مورد فرآیندهای کسب‌وکارشان به‌روز شوند.

رویکرد BPM تمایل دارد کل تیم ها یا بخش ها را برای سازماندهی و همکاری در فرآیندهای کسب و کار در سراسر شرکت درگیر کند، در حالی که RPA می تواند مسئولیت یک تیم توسعه فردی باشد یا بر اساس نیاز برای انجام وظایف و فرآیندهای فردی که توسط BPM به عنوان نامزدهای امیدوارکننده برای RPA شناسایی شده اند اجرا شود.

• جهت گیری وظیفه در مقابل معماری

رویکرد RPA کارهای تکراری بسیار خاص را خودکار می کند، در حالی که BPM معماری و مدیریت فرآیند یک سازمان را در بر می گیرد. پریا ایراگاواراپو، معاون مرکز تعالی داده در موسسه مشاوره مدیریت جهانی AArete گفت: «اگرچه RPA به احتمال زیاد بخشی جدایی ناپذیر از BPM خواهد بود، RPA لزوماً تنها حوزه مورد تأکید BPM برای سازمان ها نیست.

رویکرد BPM در استراتژی، برنامه ریزی، فناوری و اجرای فرآیندها نقش دارد. RPA معمولاً در دو مرحله آخر فناوری و اجرا وارد می شود. ایراگاواراپو گفت که حیاتی ترین گام های BPM ارزیابی وضعیت فعلی فرآیندهای تجاری یک شرکت و مستندسازی نحوه قرار گرفتن بخش های کوچکتر فرآیند در چارچوب انتها به انتها است. نقشه‌برداری فرآیند می‌تواند بینش بیشتری در مورد جریان فرآیند ایجاد کند.

در حالی که RPA به تصمیمات ساده برای خودکارسازی وظایف تکراری خاص نیاز دارد، یادگیری ماشین و تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده را می‌توان به BPM تزریق کرد تا فرآیندهایی را که نیاز به تصمیمات پیچیده‌تری دارند، فعال کند. ایراگاواراپو توضیح داد: «RPA تنها می‌تواند به بخش کوچکی از چارچوب کلی BPM کمک کند، در حالی که BPM چارچوب مدیریت فرآیند سرتاسر سازمان‌ها را هدف قرار داده و به آن می‌پردازد».

برای مطالعه بیشتر:

RPA vs. BPM: How are they different?

تفاوت BPM و BPR

تفاوت پروژه و فرآیند