چابکی وقتی به وجود میاد که فرهنگ سازمانی چابک داشته باشیم - قسمت دوم
در قسمت اول در مورد طرز تفکر چابک در اعضای تیم صحبت کردیم. اگر هنوز قسمت اول را نخوانده‌اید می‌توانید اینجا کلیک کنید.
در این قسمت در خصوص ساختار سازمانی چابک صحبت می‌کنیم. ساختار سازمانی در واقع یک زیرساخت چابک‌گراست که لازمه و اساس شکل گیری تفکر و رفتار چابک در تیم‌ها را تشکیل می‌دهد. زیرساخت چابک‌گرا شامل تمام اجزای سازمان از مدیریت تا نحوه چیدمان و فضاسازی می‌شود و موضوع اصلی در سازمان‌های سیال محسوب می‌گردد.
سازمان چابک را از نظر ساختار به دو بخش اصلی می‌توان تقسیم کرد. مدیریت یا مدیران ارشد و ساختار سازمانی. در این مقاله سعی کرده‌ام به اختصار این موارد را بررسی کنم.
مدیریت در سازمان چابک‌گرا
یکی از چالش‌های جدی در سازمان‌ها نحوه مدیریت مدیر یا مدیران ارشد است. مدیران ارشد نه تنها در تعیین استراتژی‌ها ورود می‌کنند بلکه تا سطح جزئیات و نحوه انجام و اولویت‌بندی کارها نیز پیش می‌روند. ورود بیش از حد مدیران به جزئیات، باعث از بین رفتن احساس مالکیت در اعضای تیم و به تبع آن کمرنگ شدن تفکر چابک در تیم می‌شود.
حقیقت امر این است که وظیفه‌ی مدیریت ارشد، ساختن استراتژی نیست! وظیفه‌ی او ایجاد سازمانی‌است که بتواند به طور مداوم مفاهیم جدید کسب و کار را ایجاد کند. به عبارت دیگر، مدیر باید به جای ایجاد محتوا، زمینه انجام کار را فراهم کند. هنگامی که زمینه یا همان فرهنگ سازمانی چابک فراهم باشد، بقیه اعضای سازمان می‌توانند فارغ از جایگاهشان مانند یک رهبر عمل کرده و هر کاری که لازم است را برای دستیابی به چابکی بازار انجام دهند.
ساختار سازمانی چابک‌گرا
یک زیرساخت سازمانی چابک‌گرا از دو جزء اصلی تشکیل شده است. در مرکز سازمان یک هسته داخلی نسبتا پایدار وجود دارد که توسط یک قاب یا حلقه‌ی بیرونی احاطه شده است. حلقه بیرونی سازمان به نسبت هسته سازمان ناپایدار بوده و با توجه به شرایط بازار یا سازمان می‌تواند تغییر کرده و مجددا ساخته شود.
هسته درونی پایدار سازمان:
وظیفه اصلی هسته درونی در یک سازمان این است که با فراهم آوردن یک چهارچوب مشخص از فرهنگ چابکی سازمان محافظت کند. هسته درونی شامل مجموعه‌‌ای از اصول غیرقابل تغییر اخلاقی و آرمانی است و خط مشی اصلی سازمان را تعریف می‌کند. یک هسته درونی پایدار از سه عنصر تشکیل شده است:
چشم‌انداز: چشم انداز سازمان باید به گونه‌ای تعریف شود که ارزشمند بوده و در اعضای تیم انگیزه حرکت را زنده نگه دارد. همچنین چشم‌انداز باید (بر خلاف اهداف شرکت) دست‌نیافتنی و برای همیشه قابل پیگیری باشد. یکی دیگر از ویژگی‌های چشم‌انداز این است که باید بسیار فراتر از تجارت و کسب درآمد باشد. چشم‌انداز در حقیقت معرفی‌کننده آرمان سازمان است.
ارزش‌های مشترک: ارزش‌های سازمانی در حقیقت زیربنای فرهنگ سازمانی هستند. این ارزش‌ها باید به گونه‌ای تعریف شوند که بر ایجاد اعتماد متمرکز باشند. به عنوان مثال، در صورتی که ارزش‌هایی نظیر صراحت، صداقت، ریسک‌پذیری محتاطانه، احترام متقابل و مسئولیت‌پذیری در سازمان پرورش داده شود، فضای اعتماد بین اعضای تیم ایجاد کرده و تمرکز افراد را از حواشی به هدف اصلی متمرکز می‌کند.
سنجش عملکرد: برای سنجش عملکرد تیمی از معیار‌های دقیق استفاده کنید که مستقیما برای اندازه‌گیری ماهیت چابکی بازار و چابکی سازمان طراحی شده‌اند. مثلا گذاره «پنجاه درصد از چیزی که ما امروز بازاریابی می‌کنیم، شش‌ماه پیش در این شرکت وجود نداشت» همزمان نمایانگر چابکی بازار و عملکرد چابک شرکت نسبت به بازار را نمایش می‌دهد.
حلقه بیرونی قابل بازسازی:
حلقه بیرونی سازمان امکان تغییر بر اساس شرایط بازار و شرایط سازمان را دارد. این حلقه بیشتر بر رویه‌های انجام کار تمرکز دارد و شامل چهار عنصر می‌شود:
طراحی سیال سازمان: در سازمان‌های چابک، به جای محصور شدن در ساختارها و چیدمان‌های تیمی ثابت و خشک، شرایطی را اتخاذ می‌کنیم که باعث افزایش شفافیت و همدلی در بین اعضای یک سازمان یا حتی چند سازمان شود. اصول سازماندهی سیال عبارتند از: ایجاد یک ساختار مسطح (flat) در سازمان اما دارای حداقل سلسله‌مراتب لازم، تفویض حداقل اختیارات رسمی به افراد تیم، عدم وجود مرزبندی‌های غیرقابل جابجایی، و تقسیم سلولی سازمان به واحد‌های کوچکتر و مبتنی بر تیم. طراحی سیال ساختار سازمان، انعطاف کافی برای ایجاد تیم‌های موقت (در صورت نیاز) و حذف آسان این تیم‌ها در شرایط خاص را به آسانی فراهم کرده و نیازی به اتلاف زمان برای تعریف ساختار جدید وجود ندارد.
انعطاف‌پذیری فرایند‌ها: سازمان‌های چابک معمولا تمایل دارند تا از فرایند‌های کسب و کار انعطاف پذیر به جای فرایند‌های سخت استفاده کنند. آنها همچنین استفاده از قالب‌های (templates) متنوع کسب و کار را نسبت به استفاده از رویه‌های استاندارد ترجیح می‌دهند. البته ممکن است در شرایط خاص و ضروری استفاده از رویه‌های استاندارد و روتین اجتناب ناپذیر باشد اما در غیر این صورت، ترجیح این است که به عقل و درایت اعضای تیم برای تعریف فرایند‌ها اعتماد شود. در سازمان‌های چابک، از استراتژی‌های کسب و کار نوظهور استقبال می‌شود (در مقابل برنامه‌های رسمی)، تصمیم‌گیری‌ها بر مبنای تخصص افراد و گفتگوی درون‌تیمی انجام می‌شود و لزوما تصمیم‌گیرنده شخصی با اختیارات مشخص نیست. تخصیص منابع برای ایده‌ها و فرایند‌های نوین به آسانی صورت می‌گیرد و تاکید سازمان همواره بر وجود ارتباط فراگیر درون‌تیمی و بین‌تیمی برای پیشبرد اهداف است.
سیستم اطلاعاتی مشترک: سازمان‌های چابک همواره سعی می‌کنند تا جریان کامل و به موقع اطلاعات را برقرار و دسترسی افراد داخل و خارج سازمان به این اطلاعات را تسهیل کنند. در یک سازمان پویا باید آنچه که عمومی‌است به راحتی در دسترس همه باشد.
طراحی فیزیکی محل کار: سازمان‌های چابک نیاز به فضای کاری سازگار و بدون پیچیدگی نیاز دارند. به زبان دیگر، فضای کار در سازمان‌های چابک باید این ویژگی‌ها را داشته باشد: ساختمان‌های ماژولار، دفاتر باز (Open-Office)، ساختار‌های تیمی قابل جابجایی، وجود تکنولوژی‌های plug-and-play برای تسهیل در تغییرات ساختار‌های فیزیکی، پنل‌ها و پارتیشن‌های قابل حرکت به جای دیوار، و امکان دورکاری. در سازمان‌های چابک اندازه فضای کاری بر اساس شرایط تعیین می‌شود. تامین فضای مناسب در زمان و مکان مورد نیاز و نگهداری آن تنها تا زمانی که به آن نیاز است از مزایای سازمان چابک محسوب می‌شود.
جمع بندی:
در شرایط فعلی اقتصادی در ایران، ممکن است تامین تجهیزات و فضای فیزیکی مورد نیاز تا حدی دشوار باشد. اما باید در نظر داشت که شرایط فیزیکی سازمان (دفتر باز و غیره) تنها یکی از پارامتر‌های اجرای صحیح فرهنگ چابک است. در خصوص این موارد همواره بر اساس اندازه سازمان، بودجه و موارد تعیین کننده دیگر تصمیم‌گیری کنید. اما دقت داشته باشید که بخش عمده ایجاد ساختار سازمانی چابک مبتنی بر اصلاح رویه‌هاست (از رویه‌های مدیریت تا اشتراک‌گذاری اطلاعات). اعتماد به تیم و فراهم آوردن فضای کافی برای عملکرد اعضای آن ممکن است با ریسک همراه باشد، اما در درازمدت قطعا به نفع سازمان خواهد بود.
در بازار ایران اکثر شرکت‌ها و سازمان ها ادعای پیروی از اصول اجایل (چابک) را دارند. اما به نظر شما آیا چابکی در فرهنگ سازمانی و رویه‌های سازمان وجود دارد، یا اینکه تصور سازمان ها از چابکی تنها در استفاده نمادین از متدلوژی‌های برنامه‌ریزی چابک خلاصه می‌شود؟
