سومین و آخرین مقاله از سری مقالات «ساخت سازمان استراتژی‌محور و داده‌محور» به نرم‌افزارهای پیاده‌سازی می‌پردازد.
در مقاله اول به بررسی جریان انجام کار در سازمان پرداختم. مراحل انجام کار و مدل‌هایی که برای تعیین هر یک از مراحل استفاده می‌شود را گفتم. مقاله دوم به ابزارهای کنترل جریان کار پرداخت. انجام کار در سازمان بدون کنترل بی معنی است و هر بخش از جریان کار با ابزار خودش کنترل می‌شود.
در سومین مقاله به نرم‌افزارهایی که برای پیاده‌سازی ایده‌های پیشین مورد استفاده قرار می‌گیرد می‌پردازم.
حقیقت این است که همه موارد گفته شده تا به زبان نرم‌افزاری در نیاید امکان عملیاتی سازی ندارند. اشاره شد که یک فرآیند بدون داشتن KPIهای دقیق، بی ارزش است. بعد گفتیم که یک شناسنامه فرآیندی تا زمانی که با OKR کنترل نشود و KPIهایش مداوما مورد بررسی قرار نگیرد، تنها یک سند بایگانی است.
اکنون نیز باید گفت که همه این موارد را باید در سامانه‌های نرم‌افزاری پیاده‌سازی کرد و OKR بدون وجود یک نرم‌افزار که به طور مداوم آن را پایش کند عملا بی ارزش است. اجرای فرآیند‌ها بدون داشتن نرم‌افزار پیاده‌سازی قابل ردیابی نخواهد بود. وجود گستره وسیعی از نرم‌افزارهای BPMS در بازار این نکته را تایید می‌کند. بسیاری از فرآیندهای اداری در سازمان‌های دولتی با نرم‌افزارهای BPMS داخلی کار می‌کنند. علاوه بر این مستندات شرکت را نمی‌توان در کامپیوتر‌ها و واتس‌اپ همکاران نگهداری کرد و حتما باید نرم‌افزاری جهت مدیریت مستندات شرکت راه‌اندازی شود.
ما بعد از بررسی نرم‌افزارهای متعدد جیرا و کانفلوئنس را انتخاب کردیم. معیار اصلی ما برای این انتخاب اولا یکپارچه کردن همه نرم‌افزارها در یک نرم‌افزار بود و ثانیا انعطاف پذیری نرم‌افزار برای توسعه‌های متعدد بسیار حائز اهمیت بود. متعاقبا بعد از این انتخاب پیاده‌سازی نرم‌افزارهای دیگر را متوقف کردیم و هر تلاشی برای سیستماتیک کردن شرکت را به جیرا معطوف کردیم.
برای بسیاری از فعالان حوزه فناوری، نرم‌افزار جیرا ابزاری برای کنترل پروژه‌های توسعه نرم‌افزار است و پیاده‌سازی فرآیندهای دیگر در آن دشوار است یا امکان پذیر نیست.
در پاسخ باید گفت که جیرا امکانات بسیار وسیعی را در اختیار کاربر می‌گذارد و تجربه ما نشان می‌دهد که تقریبا هر نیازی را می‌تواند برآورده کند. محدود کردن جیرا به کنترل پروژه های توسعه نرم‌افزار و رویکرد اجایل بیشتر به دلیل نا‌آشنایی با فیچر‌های این نرم‌افزار است.
من در این مقاله از توضیحات فنی جیرا برای ساخت ابزارهای یک سازمان استراتژی‌محور و داده‌محور عبور می‌کنم و صرفا به کارکرد فیچر‌های ایجاد شده می‌پردازم. طبیعتا به کارگیری این فیچر‌ها به این معنی است که توسعه آن در جیرا ممکن است و نیازمند یک فکر دقیق و یک جیرامن کار بلد است. هم‌چنین از معرفی جیرا، مفاهیمی مثل پراجکت، ایشو و ... صرف نظر می‌کنم. این مفاهیم را می‌توان در اینترنت به راحتی آموخت.
بر اساس آبشار انجام کار در سازمان، اولین مرحله پس از تعیین زنجیره ارزش اصلی شرکت، تعریف فرآیندهای اصلی است. ما بر اساس نقشه فرآیندهای سنباد، هر فرآیند اصلی را تبدیل به یک پراجکت در جیرا کردیم. مثلا Financial Project فرآیند اصلی مالی را نشان می‌دهد. هم‌چنین Strategy and Planing فرآیندهای حوزه برنامه‌ریزی را نشان می‌دهد.
اما یک فرآیند اصلی به تنهایی work flow خاصی ندارد. این فرآیندهای فرعی هستند که هر کدام با فلوی مخصوص خود انجام می‌شوند.
برای این موضوع ایشوتایپ های مختلفی ذیل هر پراجکت تعریف شد و work flow مربوط به هر کدام اختصاصا طراحی و به آن ایشو تایپ متصل شد.
مثلا ذیل HR project، چند فرآیند مختلف داریم که هر کدام با ایشو تایپ خود معلوم می‌گردد: Settelment، Hiring، Hiring Permission، Employment مواردی هستند که در پراجکت HR تعریف می‌شوند.
با زدن دکمه Create و با انتخاب پراجکت مورد نظر می توان ایشو تایپ‌های ذیل آن را دید و هر فرآیندی که نیاز است را آغاز کرد.
یک فرآیند صرفا با داشتن فلو کارکرد ندارد و باید فرم‌ها و مستندات لازم در هر تسک آن تکمیل شود. مثلا برای استخدام صرفا با ایجاد یک ایشوی استخدام چیزی مشخص نیست. باید نام فرد، رزومه، اطلاعات تماس، واحد متقاضی و ... با ایجاد ایشو وارد شود. هم چنین وقتی ایشو به مرحله ثبت نتایج مصاحبه می‌رسد، فرم مربوط به آن برای فرد نمایش داده شود تا نتیجه مصاحبه را ثبت کند.
علاوه بر آن یک ایشو تا زمانی که به فرد مربوطه ارجاع (Assign) نشود عملا قابل رد یابی نیست. یعنی اصلا آن فرد خبردار هم نخواهد شد. برای آنکه یک ایشو به درستی پیش برود. باید اطلاعات و فیلدهای لازم در آن وجود داشته باشد. ثانیا باید به فرد مورد نظر Assign شود.
این موضوع می‌تواند به صورت دستی در هر مرحله پیشرفت ایشو (در جیرا وضعیت یک ایشو را status می گویند و انتقال بین دو status را با transition میشناسند.) انجام گیرد یا به صورت اتوماتیک تعریف شود.
جیرا نرم‌افزاری است که امکان توسعه افزونه‌های مختلف را فراهم کرده است. برای همین شما با انواع افزونه‌های مختلف می‌توانید کارکردهای جالب توجهی را برای خود ایجاد کنید.
این طور که من فهمیدم Insight از افزونه‌هایی بود که بعد از آنکه جواب پس داد، اطلسین آن را خرید و خودش توسعه داد. این افزونه برای مدیریت دارایی‌های سازمان است. شما می توانید پرونده‌های مختلفی در Insight ایجاد کنید. می‌توانید پرونده منابع انسانی، دارایی‌های فیزیکی، سرویس‌ها و حتی آی پی‌های شرکت را نیز در Insight وارد کنید.
برای هر Object انواع فیلد‌ها قابلیت تعریف دارد. فیلد‌ها می‌توانند داده‌های متفاوتی را بگیرند. مثلا می‌توانید یک کامپیوتر را به عنوان دارایی فیزیکی ثبت کنید، بعد یکی از افراد سازمان را از لیست منابع انسانی به آن مرتبط کنید. با این روش همه اموالی که در اختیار یک فرد است در هر زمان نمایش داده می‌شود. هم‌چنین می‌توانید سرورها و سرویس‌ها را نیز به همین صورت ثبت کنید و مسئول مربوط به آن را مشخص کنید.
یکی از مراحل فرآیند استخدام در سنباد، اعلام دسترسی‌هایی است که مدیر مربوطه به نیروی جدید الورود اختصاص می‌دهد. ساخت اکانت جیرا، ایمیل سازمانی، دسترسی به سرورها و ابزارهای توسعه نمونه‌هایی از این موارد هستند. با تکمیل اطلاعات دسترسی‌ها، به طور اتوماتیک فیلد «دسترسی‌ها» در Insight تکمیل می‌شود و زمان جدایی آن فرد از شرکت به سادگی می توان همه دسترسی‌های او را مشاهده کرد و قطع نمود.
فرض کنید سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان جیرا را فعال کرده‌اید. مشتری به سایت شما وارد می‌شود و قصد تیکت‌گذاری دارد. سرویسی که مشکل دارد را انتخاب می‌کند و توضیحات و شرح درخواست خود را وارد می‌کند. سیستم به طور اتوماتیک مسئول آن سرویس را شناسایی می‌کند و تیکت را به شکل یک ایشو به او ارجاع می‌دهد.
افزونه Insight هم‌چنین ساختار منابع انسانی، درخت دارایی‌ها و داشبوردهای بسیار متنوعی را ارائه می‌کند.
تا الان تعداد زیادی پراجکت در جیرا ایجاد کردیم. همه واحدهای سازمانی فرآیندهای خودشان را دارند. پرونده دارایی‌ها کامل شده و حتی افزوده OKR هم نصب شده است. اما آیا این برای فرآیندی و سیستمی شدن سازمان کفایت می‌کند؟ خیر! باید گفت که حتی اگر همه فرآیندهایتان را هم در سیستم‌های مدیریت فرآیند وارد کنید باز کم است.
زمان آن است که KPIهای فرآیندی را که قبلا در شناسنامه فرآیندهایتان تعریف کرده‌اید به کار بگیرید. فرض کنید یک روش اجرایی برای استخدام نیروی انسانی در شرکت تصویب کرده‌اید. یعنی فرآیند استخدام در شرکت شما باید با رعایت سند انجام بگیرد. workflow، فرم‌ها و ارجاعات آن را هم در جیرا پیاده‌سازی کرده‌اید. اولین گام برای آنکه مطمئن شوید آیا این روش اجرایی به درستی در سازمان پیاده شده است، این است که بعد از یک دوره OKR، افراد تازه استخدام شده را بررسی کنید و ببینید برای چه تعداد از آنها ایشوی مرتبط و تکمیل شده در جیرا وجود دارد. بررسی کنید که آیا شخصی به نام «امیرحسین خان احمدی» که به تازگی به واحد استراتژی اضافه شده است، در جیرا همه مراحل استخدامی را طی کرده است یا نه. آیا رزومه او توسط کارشناس منابع انسانی بارگذاری شده؟ آیا پرسشنامه مصاحبه اول و دوم را مدیر منابع انسانی و مدیر عامل تکمیل کرده‌اند؟ مدت زمان انجام هر یک از این مراحل چقدر بوده است؟ از زمان بارگذاری رزومه تا تماس برای اولین مصاحبه چقدر طول کشیده است؟ به KPIهای سند فرآیندی نگاه کنید و مقادیر هر یک را با توجه به داده‌های موجود اندازه‌گیری کنید.
تقریبا هر داشبوردی که بخواهید در جیرا قابل پیاده‌سازی است. می‌توانید برای هر فرآیند مهم یک داشبورد ایجاد کنید. مثلا فرآیند توسعه محصول، فرآیند فروش، فرآیند جذب و ... . هر فرآیند KPIهای خاص خود را دارد و در داشبورد اختصاصی خود نمایش داده می‌شود. البته توصیه می‌کنم اگر تازه کار هستید و سازمان شما با سیستماتیک شدن فاصله زیادی دارد، یک داشبورد کلی ایجاد کنید و KPIهای عمومی تعریف کنید.
تا اینجا فرآیند‌ها پیاده شدند، ابزارهای جانبی مثل مدیریت دارایی‌ها و مدیریت مستندات به آن اضافه شدند و داشبورد‌ها برای اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد طراحی شدند.
بیشتر کار را انجام داده‌اید. حالا باید میوه همه زحماتی که مدت‌هاست در شرکت کشیده‌اید را بچینید. افزودنه OKR Board که در نسخه جدید خود امکانات جذابی ایجاد کرده است، یک ابزار مناسب برای کنترل OKR است. در این افزونه می‌توانید دوره‌های OKR را مشخص کنید. اهداف و نتایج کلیدی را در سطح شرکت، تیم و فرد ایجاد کنید و ایشو‌های مربوط به پیشرفت هر نتیجه کلیدی را به آن لینک کنید. در این حالت با Done شدن ایشو‌ها، نتایج کلیدی پیشرفت می‌کنند و اهداف محقق می‌شوند. در این افزونه می‌توان اهداف مشترک بین واحدها ایجاد کرد و نتایج را و‌زن‌دهی کرد. امکان تعریف مقیاس‌های مختلف برای نتایج کلیدی اعم از درصد، تعداد یا صفر و صد وجود دارد و اعلام هشدار برای اهدافی که در حال از دست رفتن هستند از ویژگی‌های این افزونه است. داشبورد نصفه نیمه‌ای هم دارد که برای دیدن کلیات OKR خوب است.
به داشبوردهایتان نگاه کنید، استراتژی شرکت را مرور کنید، مهم‌ترین اهداف را تدوین کنید و برای هر هدف نتایج کلیدی را تعیین کنید. یک نتیجه کلیدی می‌تواند از بررسی داشبورد‌ها تعیین شود. مثلا کاهش مدت زمان بین ایجاد لید فروش تا اولین تماس. این یکی از KPIهای مهم فرآیند فروش است و باید بهینه شود. یکی از نتایج کلیدی ممکن است از استراتژی شما ناشی شود و یک مورد ممکن است از دوره OKR قبلی باقی مانده باشد.
شاید این طور به نظرتان برسد که جیرا را خیلی با آب و تاب تعریف می‌کنم. واقعیت این است که این امکانات را نرم‌افزارهای دیگر هم ارائه می‌کنند. اما برای ما یکپارچگی اهمیت زیادی داشت و این یکپارچگی در کنار انعطاف در نرم‌افزارهای دیگر یا وجود نداشت یا صرفه اقتصادی نداشت. اما هر نرم‌افزار دیگری که بتوان چنین سازوکارهایی را در آن پیاده کرد قابل قبول است.
در این سه مقاله به بخش کوچکی از چگونگی ساخت سازمان استراتژی محور داده‌محور در سنباد اشاره کردم. این مسیر روز به روز اصلاح و بهبود پیدا می‌کند و ممکن است چند وقت بعد مدل دیگری به نظرمان بهتر بیاید.
حتما در آینده و در مقاله‌ای دیگر مفصلا در مورد OKR و آنگونه که OKR را پیاده کردیم سخن خواهم گفت.
مقالات مرتبط
تجربه من در ساخت یک سازمان استراتژی محور و داده محور | ۱
تجربه من در ساخت یک سازمان استراتژی‌محور و داده‌محور | ۲
مدیر استراتژی و برنامه‌ریزی کسب و کار سنباد
