بیایید صادق باشیم. ارائه بازخورد سازنده به کارمندان مهارتی است که برای تقویت آن به زمان و صبر نیاز داریم. فرهنگ سالم بازخورد مستمر با توانایی افراد در ارائه بازخورد اثربخش و توانمندکننده شکل می‌گیرد. علاوه‌بر این، وقتی کار شما مدیریت کردن افراد است، ارائه بازخورد به بخشی جدایی‌ناپذیر از شغل‌تان تبدیل می‌شود.
هدف از ارائه بازخورد سازنده در محیط کار این است که به کارکنان کمک کنید تا نقاط نیازمند بهبود را شناسایی کنند و از ابزار یا راه‌حل‌های مناسب برای تقویت رشد فردی و حرفهای کمک بگیرند. بازخورد سازنده شامل بازخورد مثبت و منفی است.
نکته خیلی مهم این است که تفاوت بین بازخورد سازنده و مخرب را بدانیم. هدف بازخورد سازنده این است که برای کارمند و سازمان مفید واقع شود، در حالیکه بازخورد مخرب اساساً یک حمله مستقیم به فرد است که در آن ایرادات او بدون ارائه پیشنهاداتی برای اصلاح بازگو می‌شود. داشتن یک ساختار یا چارچوب – مثل مدل بازخورد SAIL – می‌تواند گفتگو را از هرگونه انتقاد مخرب بالقوه دور نگه دارد و شما را در مسیری قرار دهد تا جلسات ارزیابی مدیر-کارمند را تا حد ممکن سازنده پیش ببرید.
در این مقاله درباره مدل بازخورد SAIL، مزایای آن، و دو مثال از بازخورد سازنده صحبت می‌کنیم تا به شما کمک کنیم که از این چارچوب به‌طور اثربخش استفاده کنید.
مدل SAIL چیست؟
اصطلاح SAIL ترکیبی از اشتراک‌گذاری، پرسش، ایده‌ها و یادگیری است.
این مدل چگونه کار می‌کند؟
از کارمند خود بخواهید که افکار و نظرات شخصی خودش را با شما در میان بگذارد. یک روش موثر برای تسهیل این مرحله استفاده از نرم‌افزار منابع انسانی است. شما می‌توانید چند روز پیش از برگزاری جلسه یک‌به‌یک، فرمی را برای او بفرستید. به این ترتیب شخص زمان کافی دارد تا روی عملکرد، اهداف، و زمینه‌هایی که در آنها نیاز به بهبود دارد فکر کند. به یاد داشته باشید که ارائه بازخورد یک فرآیند منعطف است. اگر پیش از ارائه نظرات خودتان با دقت به حرفهای کارمندتان گوش کنید، او احساس می‌کند که حرف‌هایش شنیده شده‌اند.
هنگامی که کارمند درباره نحوه عملکرد خود صحبت کرد، از او سوالاتی بپرسید تا او را به تفکر عمیق‌تر وادارید. در این مرحله به عنوان رهبر تیم می‌توانید درک بهتری از فرآیند تفکر، توانایی در تصمیم گیری و محدودیت‌های شخص به دست بیاورید.
گام بعدی این است که ایده‌های خودتان را در مورد بهبود وضعیت فعلی ارائه دهید - یا اگر در حال حاضر همه چیز خوب پیش می‌رود، ایده‌هایی را برای حفظ همین روند مثبت ارائه کنید. بهتر است که کارمند این ایده‌ها را برای جلسات بعدی ثبت کند.
در نهایت، از کارمند بخواهید که با جمع‌بندی مجدد آموخته‌ها و نکات کلیدی جلسه را ترک کند. خلاصه کردن نکات به آنها این فرصت را می‌دهد که مسئولیت برنامه‌ریزی گام‌های بعدی را به عهده بگیرند. همچنین، شما هم این فرصت را پیدا می‌کنید که اگر ابهامی وجود دارد آن را برطرف کنید.
وقتی از مدل SAIL برای ارائه بازخورد سازنده استفاده می‌کنید، به یاد داشته باشید که بحث‌های بازخوردمحور باید منعطف باشند. گاهی لازم است که چند بار بین این مراحل جابه‌جا شویم تا کارمند بتواند بیشترین استفاده را از آن داشته باشد.
مزایای مدل SAIL برای ارائه و دریافت بازخورد
مدل SAIL معمولا در محیط‌های آموزشی استفاده می‌شود. این مدل در سال‌های ابتدایی یادگیری به یادگیرندگان فرصتی می‌دهد تا از دیگر همسالان خود بازخورد دریافت کرده و از ایده‌های جدید آنها در کارشان استفاده کنند.
با این حال، این چارچوب در حوزه منابع انسانی نیز پتانسیل بالایی دارد. هنگامی که مدل بازخورد SAIL به شکلی اثربخش استفاده شود، به شما امکانی می‌دهد تا:
نحوه استفاده از مدل SAIL
حالا که مدل SAIL را تحلیل کردیم و مزایای کلیدی آن را شناختیم، بیایید ببینیم که چگونه می‌توانیم از آن برای ارائه بازخورد سازنده مثبت و منفی از طریق سناریوهای واقعی محیط کار استفاده کنیم.
مثالی از بازخورد منفی
سناریوی شماره 1 - عملکرد ضعیف - کارمند جدید شما انتظارات مرتبط با عملکرد را برآورده نکرده است و در برای رعایت ضرب‌الاجل‌ها تلاشی نمی‌کند.
کارمند: جا افتادن در این نقش جدید دارد بیشتر از آنچه پیش‌بینی می‌کردم طول می‌کشد. گرچه تعداد مسئولیت‌هایم قابل مدیریت است، اما نمی‌دانم در رابطه آنها چه انتظاراتی از من دارید و برای ارائه آنها با کیفیتی که مدنظر شماست به چه میزان زمان نیاز دارم.
مدیر: چرا فکر می‌کنی از آن چیزی که امیدوار بودی بیشتر طول کشیده است؟ چطور می‌توانم در این مورد کمکت کنم؟
کارمند: فکر می‌کنم برای درک و وفق پیدا کردن با فرآیندهای کاری به زمان بیشتری نیاز دارم. شاید بهتر است که با خدمات مجموعه بیشتر آشنا شوم تا بتوانم به شناخت بهتری از شرکت دست پیدا کنم.
مدیر: متوجهم. من چند پیشنهاد برای رفع این چالش‌ها با شما به اشتراک می‌گذارم تا ببینید که کدام بهتر جواب می‌دهد. اول از همه، می‌توانم کمکت کنم که وظایفت را اولویت‌بندی کنی تا مطمئن شوی که وظایف مهم‌تر را به‌موقع انجام می‌دهی. در مورد دانش کسب‌وکار، توصیه می‌کنم ساعاتی در هفته را به بررسی سیاست‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار اختصاص دهی. همچنین می‌توانم منابع مفیدی را در اختیارت قرار دهم تا در این زمینه به تو کمک کند. از نظر من تو فرد آینده‌داری هستی و مطمئنم که وقتی با زیر و بم کسب‌وکار آشنا شوی، کار باکیفیتی ارائه خواهی داد و از تمام پتانسیل خودت استفاده خواهی کرد. به نظرت چطور است؟
کارمند: متشکرم، خیلی کمک‌کننده بود. بر اساس پیشنهادات شما، متوجه شدم که باید برای آشنایی با کسب‌وکار وقت بگذارم. من اغلب وظایفم را بر اساس اهمیت آنها اولویت‌بندی می‌کنم، اما اگر در این مورد به کمک بیشتری نیاز داشتم، به شما مراجعه خواهم کرد. همچنین، روزی 15 دقیقه را به یادگیری در مورد صنعتی که در آن فعال هستیم اختصاص خواهم داد.
مثالی از بازخورد مثبت
سناریوی شماره #2 – کارمند خوب شما که به تازگی از تیم عملیات به تیم ارتباط با مشتری منتقل شده است، فراتر از شاخص‌های کلیدی عملکرد خود رفته و ارزیابی‌های خیلی خوبی از مشتریان دریافت کرده است.
کارمند: کارها اخیراً خوب پیش رفته است! بعد از ورود به این بخش، انگیزه بیشتری برای کار پیدا کرده‌ام. این جابه‌جایی یک تغییر مثبت برای من بود و از پویایی نقش جدیدم لذت می‌برم.
مدیر: چقدر عالی که این را می‌شنوم! خوشحالم که توانستیم فرصتی را برای رشد حرفهای شما در شرکت فراهم کنیم. می‌خواهم این اطمینان را به شما بدهم که تا وقتی در این سِمت کارت را با موفقیت ادامه دهی، حمایت مرا خواهی داشت. می‌توانم بپرسم در این نقش بیشتر از چه چیزی انگیزه می‌گیری؟
کارمند: انگیزه من ناشی از ارتباط روزانه‌ام با مردم است. به عنوان یک انسان، از دانستن اینکه می‌توانم مستقیماً با مشتریان تعامل داشته باشم و به آنها در حل مشکلات‌شان کمک کنم، رضایت شخصی کسب می‌کنم.
مدیر: بسیار خوب، به نظر می‌رسد که جایگاه مناسب خودت را پیدا کرده‌ای. تنها پیشنهادم این است که آهسته و پیوسته ادامه دهی. توصیه می‌کنم برای مدیریت انگیزه و سطح انرژی‌ات ورزش کنی یا به پیاده‌روی‌های کوتاه بروی. ما نمی‌خواهیم که خسته یا فرسوده شوی. بنابراین اگر سوالی برایت پیش آمد یا نیاز به پشتیبانی داشتی، لطفاً با من در ارتباط باش.
کارمند: توصیه خیلی خوبی بود. اغلب عادت دارم که در شروع کار زیاده‌روی کنم. اما با برنامه‌ریزی تمرینات ورزشی و پیاده‌روی این مورد را هم تنظیم می‌کنم. خب، من تصمیم دارم برای مدتی طولانی در این جایگاه بمانم. این یک ماراتن است، نه دوی سرعت. از شما ممنونم!
همانطور که دیدید، مدل SAIL می‌تواند یک ابزار اثربخش منابع انسانی باشد که به‌وسیله آن می‌توان در موقعیت‌های مختلف از بازخورد استفاده کرد. چه گفتگوی شما از نوع چالش‌برانگیز باشد و چه در حال ارزیابی مثبت یک شخص باشید، داشتن یک چارچوب می‌تواند بسیار سودمند واقع شود، زیرا به شما کمک می‌کند که بیشترین بهره را از بازخوردها ببرید و طی فرآیند از کارکنان خود حمایت کنید.
