حسابداری برای همه (دفتر روزنامه، دفتر کل)

قسمت‌های پیشین: (پیشنهاد میکنم از قسمت اول شروع کنید تا متوجه بشید)

• حسابداری برای همه (قسمت اول)
• حسابداری برای همه (تراز نامه)
• حسابداری برای همه (حساب دوطرفه، حساب تی)
• حسابداری برای همه (ثبت ساده و مرکب)
• حسابداری برای همه (دفتر روزنامه، دفتر کل)
• حسابداری برای همه (دفتر معین)

دفتر روزنامه: معاملات و عملیات مالی موسسات به صورت مداوم در طول دوره مالی تجزیه و تحلیل و سپس در یک دفتر ثبت اولیه به نام دفتر روزنامه ثبت می‌شود، دفتر روزنامه انواع متعددی دارد، دفتر روزنامه‌ای که درآن کلیه معاملات و عملیات مالی ثبت می‌شود، دفتر روزنامه عمومی گفته می‌گویند. دفتر روزنامه‌ای که فقط یک نوع خاص از عملیات و معاملات مالی ثبت می‌گردد، دفتر روزنامه اختصاصی می‌گویند. مانند: دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه خرید و... .

علل استفاده از دفتر روزنامه را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:

• دفتر روزنامه تمام اطلاعات مربوط به یک معامله را در یک محل نشان می‌دهد.
• دفتر روزنامه مدرکی از ترتیب تاریخ وقوع تمام معاملات و عملیات مالی یک موسسه را فراهم می‌کند.
• دفتر روزنامه احتمال وقوع اشتباه را کاهش می‌دهد.

نوشتن صحیح دفتر روزنامه مستلزم دو شرط است:

• توانایی در تجریه و تحلیل و تعیین اثر یک معامله بر دارایی، بدهی و سرمایه.
• آگاهی از روش دفتر نویسی و مقررات و آیین نامه‌های تحریر دفاتر حسابداری.

گردش عملیات: جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار هر صفحه از دفتر روزنامه را باید تعیین و در آخرین سطر دفتر نوشت، این دو جمع باید باهم برابر باشند، جمع ستون‌های هر صفحه دفتر روزنامه باید به اولین سطر صفحه بعد منتقل شود، حاصل جمع دفتر روزنامه که بدین ترتیب به دست می‌آید گردش عملیات نامیده می‌شود.

دفتر کل: پس از ثبت اطلاعات مندرج در اسناد و مدارک مربوط به هر معامله در دفتر روزنامه هر مبلغ مندرج در ستون بدهکار دفتر روزنامه به طرف بدهکار یک حساب دفتر کل و هر مبلغ مندرج در ستون بستانکار دفتر روزنامه به طرف بستانکار یک حساب دفتر کل انتقال می‌یابد، در عمل موسسات به جای حساب‌های T از فرم چاپی حساب استفاده می‌کنند، معمولا دفاتر حاوی فرم‌های چاپ شده حساب وجود دارد که در اصطلاح به آن دفتر کل می‌گویند، مجموعه حساب‌ها را می‌توان خارج از دفتر کل به مشکل کارت یا اوراق آزاد نگهداری کرد که در حکم دفتر کل است، بنابراین مجموع حساب‌های دفتر کل به ترتیبی که در صورت‌های مالی منعکس می‌شود، دفتر کل را تشکیل می‌دهد.

برای شناسایی حساب‌ها به هر حساب دفتر کل شماره اختصاص می‌یابد، بدین منظور حساب‌های مشابه و متناجس گروه بندی می‌شود، به عنوان مثال می‌توان برای حساب‌های دارایی شماره ۱۰ تا ۱۹ و برای حساب‌های بدهی ۲۰ تا ۲۹ برای حساب‌های حق مالی صاحب سرمایه ۳۰ تا ۳۹ و برای درآمدها ۴۰ تا ۴۹ و برای هزینه‌ها ۵۰ تا ۵۹ اختصاص داد.

برای ثبت در دفتر روزنامه فقط ۲ هفته وقت داریم.
(اول در دفتر روزنامه بعد در دفتر کل وارد می‌کنیم)

اگر تعداد هرکدام از عنوان‌ها کمتر از ۱۰ باشد کدها را بر اساس ۱،۲،۳،... می‌گذاریم، ولی اگر تعداد هرکدام از آنها بیشتر از ۱۰ باشد کدها را بر اساس ۱۰،۲۰،۳۰،... می‌گذاریم، اگر تعداد هرکدام از آنها بیشتر از ۱۰۰ باشد کدها را بر اساس ۱۰۰،۲۰۰،۳۰۰،... می‌گذاریم.

حساب‌ها باید به ترتیب شماره صفحه نوشته شوند.
سایر حساب‌ها دیگر نیز باید همانند حساب بانک در دفترکل وارد شوند. (ولی ما اینجا خلاصه کردیم خسته شدم از بس جدول کشیدم)
منظور از (بد) همان بدهکار است.
منظور از عطف، عطف به حساب تی است.