مدیریت مالی برای کسب و کار های کوچک یکی از مهمترین مسئولیت های مالکان و مدیران کسب و کار های کوچک است. آن ها باید پیامدهای بالقوه تصمیمات مدیریتی خود را بر سود، جریان مالی و وضعیت مالی شرکت در نظر بگیرند. هر جنبه از فعالیت های یک کسب و کار بر عملکرد مالی آن تأثیر می گذارد و باید توسط مالک کسب و کار ارزیابی و کنترل شود. مهم ترین دستاورد های مدیریت کسب و کار کوچک به شرح زیر است:
اگر تجربه زیادی در مدیریت امور مالی کسب و کار ندارید، ممکن است احساس کنید که گرفتار کاری طاقت فرسا شده اید و یا ممکن است با مدیریت نا درست مالی، عادات مالی بدی را پیش بگیرید که روزی به کسب و کار شما آسیب می رساند. در این مقاله تلاش می کنیم اهمیت مدیریت مالی کسب و کار و نکاتی در این رابطه به شما ارائه دهیم.
مدیریت مالی عبارتی مادر در حسابداری است که به پیش بینی های دقیق مالی، ایجاد صورت های مالی و دسترسی به منابع مالی کسب و کار می پردازد. مدیریت کارآمد همه این موارد به شما این امکان را می دهد که برای اداره موفقیت آمیز کسب و کار کوچک خود تصمیم بگیرید.
برخی از اولین گام های مناسب مدیریت مالی برای کسب و کار کوچک شامل تعیین بودجه، دسترسی به خطوط اعتباری و افتتاح حساب بانکی برای هزینه های کسب و کار مانند حقوق و دستمزد است.
اگر بخواهم به طور خلاصه به شما بگویم، مدیریت مالی بسیار حیاتی است. یک نظرسنجی از کسب و کار های موفق توسط بانک فدرال رزرو شیکاگو در ایالات متحده نشان داد که آن ها چهار چیز مشترک دارند:
نظرسنجی دیگری نشان داد که هر چه یک کسب و کار خرد بیشتر بودجه خود را تحلیل و بازبینی کند، میزان موفقیت آن بیشتر است. اداره بازرگانی کسب و کار های کوچک ایالات متحده بیان می کند، کسانی که سالانه این کار را انجام می دهند، 25 درصد موفقیت در کسب و کار خود دارند.
در حالی که اگر این کار به صورت ماهانه یا هفتگی انجام شود، این نرخ ها به ترتیب به 75-85 درصد و 95 درصد افزایش می یابد. بنابراین مدیریت مالی مهم است زیرا به شما به عنوان مالک کسب و کار کوچک در موارد زیر کمک می کند:
مهم است بدانید که مدیریت امور مالی کسب و کار کوچک شما دشوار است و می تواند برای شما زمان بر باشد. در این قسمت، فهرستی از برخی از چالش های رایجی که ممکن است با آن ها مواجه شوید ارائه می دهیم، و چگونگی و چرایی اهمیت غلبه بر آن را توضیح می دهیم.
راه اندازی یک کسب و کار کوچک مسئله ای آسان نیست. علاوه بر پرداخت حقوق و دستمزد، پرداخت بیمه های شغلی و سلامت و پیگیری مسائل مالیاتی پیچیده، معمولاً تردید های اقتصادی نیز وجود دارد. ایجاد برنامه بودجه و نظارت بر آن، تنها راهی است که برای حذف گمانه زنی ها می توانید انجام دهید.
این کار به شما کمک می کند تا برای شرایط پیش بینی نشده در آینده آماده شوید و تصمیمات استراتژیک بگیرید، مثلاً در زمان توسعه یا استخدام کارکنان جدید.
توانایی پرداخت منظم دستمزد کارکنان، مالیات بر حقوق، سهم بیمه کارفرما، مزایای کارکنان، حقوق مالکان و سود سرمایه گذاران از محل نقدینگی موجود، یک مشخصه قوی از سلامت مالی یک کسب و کار کوچک است. طبق مطالعه بانک فدرال رزرو شیکاگو در ایالات متحده، حدود 90 درصد از کسب و کار هایی که در وضعیت مالی عالی قرار دارند همیشه پول نقد کافی برای انجام این تعهدات دارند.
تنها 50 درصد از مشاغلی که از مدیریت مالی ضعیفی برخوردار بوده اند، گزارش دادند که همیشه این تعهدات را به موقع انجام می دهند. اگر از ذخایر نقدی برای پرداخت حقوق و دستمزد استفاده نمی کنید، باز هم برای انجام آن باید یک برنامه مشخص در مدیریت مالی خود داشته باشید.
بسیاری از مالکان کسب و کار های کوچک، به ویژه در ابتدای مسیر، از پرداخت هزینه و دستمزد به خود غفلت می کنند. آن ها بر این باورند که مهم این است که کسب و کار را راه اندازی کنیم و به دیگران پرداخت کنیم.
اما، اگر کسب و کار به نتیجه نرسد، هرگز به خودتان پولی نداده اید. پس به یاد داشته باشید که شما بخشی از هزینه های کسب و کار خود را ایجاد می کنید و باید به همان اندازه که به دیگران می پردازید، به خودتان هم توجه کنید.
شما با مدیریت مالی قوی، توانایی انجام تعهدات کسب و کار خود را خواهید داشت. این مسئله به شما کمک می کند که از صرف هزینه های اضافی جلوگیری کنید و اعتبار شما را افزایش می دهد. بیان شده است که تا 35 درصد از امتیاز اعتباری کسب و کار ها از سابقه پرداخت به موقع تأمین می شود.
مهم نیست که کسب و کار شما چقدر قوی است، احتمالاً زمان هایی وجود دارد که به پول نقد بیشتری نسبت به آنچه در دست دارید نیاز پیدا می کنید. تامین این سرمایه اضافی (از طریق وام کسب و کار کوچک یا کارت اعتباری) گاهی ارزش زیر بار بدهی رفتن را دارد.
اما باید بدانید تا کجا و چه میزان می توانید این کار را ادامه دهید. چرا که باز پرداخت بیش از حد بدهی، یا عدم رعایت شرایط پرداخت هم می تواند به اعتبار شما آسیب برساند، و هم مجبورید مبلغی را که به عنوان جریمه، علاوه بر بهره آن پرداخت کنید.
این مسئله می تواند برای کسب و کار شما به شدت خطرناک باشد و آن را به پایین بکشاند. پس باید در برنامه های مدیریت مالی خود، پیش از اخذ وام، درباره نحوه و منابع بازپرداخت آن پیش بینی های لازم را داشته باشید.
مدیریت مالی ضعیف در کسب و کار کوچک شما منجر به افت اعتبار و ناتوانی در دریافت منابع مالی و وام از بانک می شود. در این صورت ممکن است یک فرصت تجاری عالی را از دست بدهید، مثلاً دیگر قادر نخواهید بود هزینه های لازم را برای خرید تجهیزات جدید (که منجر به افزایش درآمد شما می شود) تأمین کنید، و این در واقع مانع رشد شما می شود. برای مدیریت مالی نیاز به صرف زمان و داشتن تخصص کافی جهت تأمین مالی دارید.
مدیریت مالی خوب به کسب و کارهای کوچک کمک می کند در هنگام تأمین خطوط اعتباری و سرمایه گذاری خطرپذیر، خود را برای عدم اطمینان اقتصادی آماده کنند. آمار ها نشان دادند که کسب و کار های با سلامت مالی بیشتر دارای درک بالاتری از مفاهیمی مثل تأمین مالی بر پایه دارایی، تأمین مالی حساب های دریافتنی، اعتبارات تجاری و لیزینگ تجهیزات بودند.
در این قسمت ما هفت نکته کلیدی را برای مدیریت مالی بهتر کسب و کار های کوچک به شما ارائه می دهیم که می توانید برای کسب و کار کوچک خود استفاده کنید.
هزینه های ماهانه خود را دنبال کنید و آن ها را با تاریخچه هزینه ها در ماه ها و سال های قبل مقایسه کنید. وقتی مشکلات بالقوه ای مانند هزینه های بیش از حد یا کمبود سرمایه را می بینید، باید سریع برای رفع آن ها برنامه ریزی کنید.
طبق نظر اداره کسب و کار های کوچک ایالات متحده، اولین قدم برای ثبت داد و ستد های مالی، دریافت نرم افزار حسابداری برای کسب و کار است. چه به تازگی فعالیت خود را راه اندازی کرده باشید، چه به دنبال رسیدگی بهتر به امور مالی خود باشید، نرم افزار حسابداری به شما در صرفه جویی زمانی کمک می کند و داده های دقیق و مشخصی را به شکلی آسان و قابل درک ارائه می دهد.
باید برای کسب و کار کوچک خود یک حساب جاری جداگانه باز و حداقل هر ماه حساب ها را بررسی دهید. تمام تراکنش های ثبت شده بانکی را با رسید های پرداختی، فاکتورها یا دفترچه های ثبت فروش (یا نرم افزار) و موجودی کالای خود مقایسه کنید و میان اسناد ارتباطات لازم را بر قرار کنید.
یکی از مزیت های نرم افزار های حسابداری همین است که به راحتی می توانید تمام تراکنش های مالی را با ورودی ها و خروجی های فیزیکی انبار، هزینه های جاری و دیگر مخارج و درامد ها به راحتی مرتبط کنید. پول ناشی از فروش نقدی را مستقیم خرج نکنید. اجازه دهید ابتدا تمامی ورودی های مالی به حساب جاری منتقل شوند و از آن جا مخارج را تأمین کنید.
شما برای مدیریت مالی کسب و کار خود باید اطمینان حاصل کنید که جریان های نقدی ورودی از حساب های دریافتنی، جریان های نقدی خروجی را پوشش می دهد. به بیان بسیار ساده، مخارج کسب و کار شما باید منبع واقعی و مشخص تأمین مالی داشته باشد.
این به کسب و کار کمک می کند تا اهدافی را تعیین کند و در صورت نیاز برای رسیدن به آن ها مسیر خود را تغییر دهد. این مسئله به ویژه برای مشاغل فصلی اهمیت بالایی دارد. وقتی که در ابتدای کار هستید و چند ماه از سال می تواند بیشترین فروش شرکت را تشکیل دهد. اگر جریان های ورودی و خروجی را مدیریت کنید، در ماه های با فروش کم، به مشکلات مالی نمی خورید.
هنگامی که به دنبال اخذ وام هستید، باید یک برنامه ریزی سود داشته باشید. این برنامه باید شامل بیان هدف، فهرستی از صاحبان کسب و کار، شرح کسب و کار، نحوه کسب درآمد، صورت های مالی و اسناد بیمه باشد.
همچنین، افزایش امتیاز اعتباری کسب و کار کوچک از جمله مواردی است که باید در برنامه ریزی های مدیریت مالی در نظر داشته باشید. بسیاری از صاحبان کسب و کار های کوچک از امتیاز و اعتبار خود برای تأمین مالی استفاده می کنند.
این نرم افزارها حاوی فرمول ها و گزارش های کلیدی هستند که می توانند با خودکار کردن فرآیندهای فاکتورها، گزارش های مالی، جمع آوری داده ها، ذخیره سازی و انطباق اسناد، به شما در صرفه جویی در وقت و کاهش احتمال خطا کمک می کنند.
در صورت امکان، در مدیریت مالی برای کسب و کار کوچک خود، یک تیم کوچک برای رسیدگی به اموری مانند حساب های پرداختنی، حساب های دریافتنی، حقوق و دستمزد، تنظیم گزارش ها و صورت های مالی، اعمال کنترل مالی و ارائه راهنمایی در مورد امور مالیاتی و رعایت قوانین داشته باشید.
در یک نظرسنجی توسط رابرت هاف (یک شرکت مشاوره منابع انسانی) نشان داده شد که در ایالات متحده، کسب و کار های با درآمد سالانه کمتر از 25 میلیون دلار، به طور میانگین سه نفر را برای فعالیت در بخش های مالی به خدمت می گیرند.
در مدیریت مالی، علاوه بر پرداخت هزینه ها، مهم است که پولی را برای فرصت های توسعه کسب و کار کوچک خود کنار بگذارید. این کار می تواند به کسب و کار شما اجازه دهد تا پیشرفت کند و در جهت مالی سالم حرکت کند. به عنوان مالک یک کسب و کار کوچک باید همیشه آینده را زیر نظر داشته باشید.
اگر می خواهید کسب و کار کوچک شما به سمت توسعه، نوآوری و جذب بهترین کارمندان حرکت کند، باید نشان دهید که مایل به سرمایه گذاری در آینده است. مشتریان از افزایش سطح و کیفیت خدمات و محصولات قدردانی خواهند کرد. کارمندان از اینکه شما ثبات مالی و ادامه حیات شرکت (جایی که منبع درامدشان است) را تضمین می کنید، قدردانی می کنند. و در نهایت ارزش کسب و کار خود را افزایش می دهید.
داشتن بودجه مناسب و نظارت بر امور مالی برای موفقیت کسب و کار شما حیاتی است. فرمول ها و گزارش های کلیدی می توانند به شما کمک کنند تا سلامت مالی کسب و کار خود را پیگیری کنید و در صورت لزوم از وام دهندگان و سرمایه گذاران بودجه دریافت کنید.
اما ردیابی تمام صورتحساب ها، گزارش های مالی، جمع آوری داده ها، ذخیره سازی اسناد و انطباق آن ها، به شیوه های سنتی کاری بسیار زمان بر است و تعداد زیادی نیروی کاری متخصص نیاز دارد. همچنین، زمانی که به صورت دستی انجام شود، احتمال خطای بالایی دارد.
نرم افزار حسابداری می تواند به کاهش هزینه ها، تعداد نیروی کار مورد نیاز و خودکارسازی این وظایف کمک کند. همچنین این نرم افزار ها می توانند گزارش های پیش بینی و مدل سازی مالی را ایجاد کنند.
نرم افزار حسابداری داده های مالی دقیق را در داشبوردها و نمودارهای مخصوص قرار می دهد تا شما و گروهتان قادر باشید به اطلاعات مالی به روز دسترسی داشته باشید. این به شما اعتماد به نفس می دهد تا تصمیمات آگاهانه تری بگیرید و راحت تر اهداف خود را تعیین و پیشرفت به سمت آن اهداف را دنبال کنید.
مدیریت مالی صحیح برای کسب و کار های کوچک مانند موتوری است که نیرو محرکه حرکت رو به جلوی کسب و کار شما را فراهم می کند. بدون آن، کسب و کار شما پایدار نمی شود و به جایی که می خواهید نمی رسید. این کار با ایجاد بودجه و دستیابی به نرم افزار حسابداری شروع می شود. سپس با استفاده از اطلاعاتی که از آن ها استخراج می کنید، می توانید به اتخاذ تصمیماتی بپردازید که می تواند برای شما در پیشرفت کسب و کار کوچکی که دارید راهگشا باشد.
برنامه ریزی سود به چه معناست؟
برنامه ریزی سود (به انگلیسی: Profit Plan) ، طرحی است که مدیران مالی کسب و کار ها بر اساس آن مسیر مشخصی را برای سال مالی آینده ترسیم می کنند. در این طرح گزینه های جایگزین ارزیابی می شود.و برنامه ریزی سود باید انعطاف پذیر و شامل بررسی ارزیابی میزان سود نسبت به سرمایه گذاری باشد.
عدم اطمینان اقتصادی چیست؟
عدم اطمینان اقتصادی (به انگلیسی: Economic Uncertainity) به معنای عام، وضعیتی است که در آن چشم انداز آینده برای اقتصاد غیرقابل پیش بینی است. در صورت افزایش عدم اطمینانی، عوامل در اقتصاد تحت تأثیر منفی قرار می گیرند زیرا شرایط مبهم می شود و صاحبان کسب و کار مدیران مالی نمی توانند پیامدهای تصمیمات خود را پیش بینی کنند.
خط اعتباری به چه معناست؟
خط اعتباری (به انگلیسی: Line of Credit) به معنای یک سری تسهیلات اعتباری است که توسط یک بانک یا مؤسسه مالی به یک مشتری حقوقی یا حقیقی تخصیص می‌یابد که به مشتری امکان می‌دهد در زمانی که به بودجه نیاز دارد، از آن تسهیلات استفاده کند.
